Система ГАС "Выборы" представляет собой довольно сложную систему и для обеспечения ее эффективности использования, устойчивости и надежности введен целый ряд формальностей организационного и технологического характера. Избирательный процесс и процесс проведения референдумов обусловлен использованием множества документов на бумажном и электронном носителях. Такие документы должны иметь одинаковую юридическую силу. Если к документам на бумажном носителе предъявляются традиционные требования, то к электронным документам предъявляются специальные требования. Неслучайно в Законе "О ГАС “Выборы”" оговариваются условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием ГАС "Выборы", поскольку итоги проведения избирательного процесса и процесса проведения референдумов имеет важное политическое значение.
Перечислим условия обеспечения подлинности документов, подготовленных с использованием ГАС "Выборы":
- 1. Документ на бумажном носителе, подготовленный с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с федеральными законами, приобретает юридическую силу после его подписания соответствующими должностными лицами.
- 2. Электронный документ, подготовленный с использованием ГАС "Выборы", приобретает юридическую силу после его подписания электронными подписями
- 3. Протокол, сводная таблица об итогах голосования, иные сводные документы, подготовленные в электронном виде с использованием ГАС "Выборы", приобретают юридическую силу в порядке после обязательной проверки в установленном порядке с помощью открытых ключей электронных подписей подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.
- 4. В процессе ввода в систему ГАС "Выборы" данных формируется электронный документ, который подписывается электронными подписями соответствующих должностных лиц.
- 5. Соответствие данных электронного документа данным документа на бумажном носителе подтверждается компьютерной распечаткой, которая подписывается соответствующими должностными лицами и приобщается к отчетной документации. Факт ввода данных в ГАС "Выборы" и формирование электронного документа, подписанного электронными подписями, фиксируются в специальном журнале.
- 6. Передача электронных документов в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума с использованием ГАС "Выборы" осуществляется исключительно после проверки достоверности и подлинности электронных подписей, проставленных на каждом передаваемом документе, с помощью открытых ключей электронных подписей.
- 7. Результаты проверки подтверждаются компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт передачи данных в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума фиксируется в специальном журнале нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума.
- 8. Подлинность электронных подписей, проставленных на каждом электронном документе, полученном вышестоящей избирательной комиссией, комиссией референдума от нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума, проверяется с помощью ключей электронных подписей. Факт проверки достоверности полученных электронных документов подтверждается компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается соответствующими должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт такой проверки фиксируется также в специальном журнале.
Расхождения между предварительными и окончательными результатами выборов могут исчисляться тысячными долями процента и объясняются не какими-то недостатками электронной или "бумажной" методики, а запаздыванием передачи данных из некоторых особо удаленных точек страны. Эти расхождения никак не отражаются на реальном исходе выборов.
При проведении выборов и референдумов в качестве конечного периферийного оборудования системы в избирательных участках могут использоваться комплексы обработки избирательных бюллетеней, интегрируемые в сеть ГЛС "Выборы". В опытном порядке они уже применялись на выборах в ряде регионов страны. В ходе этих мероприятий были проверены различные инженерно-технические решения задачи автоматического подсчета голосов и передачи информации, а также дают возможность в автоматическом режиме подводить итоги различных типов голосования всего за 20-25 минут после момента окончания голосования.
Наряду с экономией времени система позволяет синхронно с голосованием проводить проверку подлинности бюллетеней, технически гарантировать защиту результатов голосования от фальсификации, обеспечивать наглядную демонстрацию процесса проведения выборов по всем регионам страны в динамике реального времени. В день выборов промежуточные итоги голосования по графику поступают в ЦИК России в виде статистической, схематической, текстовой, звуковой и визуальной информации и после обработки оперативно передаются средствам массовой информации.
В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.
Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:
работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;
работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;
работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).
Реквизиты, которые придают документу юридическую силу
Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:
1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.
2. Название документа (приказ, положение и т.д.).
3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.
6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:
6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах - с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).
6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.
6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 - Штатном расписании).
6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.
7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:
7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.
7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.
8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.
Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника - унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).
Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 - приказ на отпуск.
Придание юридической силы документам внутренней переписки
Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:
1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.
2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.
3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.
Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:
1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.
2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.
3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.
4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.
Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель - в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.
В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте . С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.
Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.
Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки - заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чревычайно важна для защиты интересов работодателя.
Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям
В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.
В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.
Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:
1. Название документа - «Заявление».
2. Адресат - кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.
3. Составитель - от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.
4. Текст заявления.
5. Подпись составителя заявления.
6. Дата составления заявления.
7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения - при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.
8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.
9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.
10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.
11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.
Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.
Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям
Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.
Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.
Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.
Фрагмент документа
|
Трудовой кодекс РФ Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (…) О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Статья 79. Прекращение срочного трудового договора Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (…). О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации (…) О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. |
Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.
Система регистрации документов внутренней переписки
Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:
учета наличия документов и отслеживания их движения;
придания юридической силы документам компании;
оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.
Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.
Журналы должны:
иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);
иметь пронумерованные страницы от начала до конца;
быть прошиты;
быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их примерная форма.
Копии и дубликаты
Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.
Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать .
Дубликат - повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.
* * *
Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать - часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.
1 Собственноручно проставленная дата
2 Собственноручно проставленная дата
Что можно посоветовать в том случае, если вы хотите доказать, что ваш адресат точно получал ваши послания и отвечал вам, а уже возникли подозрения в его отказе от подтверждения этой информации в дальнейшем? Можно порекомендовать в бумажном варианте письма сослаться на ранее отосланные электронные и полученные в качестве ответа, причем сослаться между прочим, не в качестве основной темы письма. Не забывайте, что не только вам может понадобиться привести электронную почту в качестве доказательства, не стоит легкомысленно относиться к переписке и со своей стороны, в том числе с кандидатами на должность, а не только с работниками. Автор настоящей статьи столкнулся на практике со следующим примером. Сотрудник кадровой службы отказал претенденту на должность, юристу М., по такому дискриминационному параметру, как пол. Руководитель хотел работать с юристом-мужчиной, а резюме прислала женщина.
Придание юридической силы документам на электронных носителях
Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint . Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений.
Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.
Придание электронному документу юридической силы
Поэтому многие специалисты и считают, что необходимо отдельно определить порядок предоставления и оценки электронных средств доказывания. В проекте закона об электронной торговле предлагается считать, что все экземпляры электронных документов, подписанные установленным законодательством способом, являются подлинниками. У электронного документа не может быть электронной копии.
Но это положение так и остается проектом. На сегодняшний день для исследования в суде электронные документы должны быть преображены в письменную форму, т.е. распечатаны. Цитируя закон: ст. ст. 59 «Относимость доказательств», 60 «Допустимость доказательств», ст. 67 «Оценка доказательств» ГПК РФ Итак, юридическую силу электронному документу придают: — обязательные реквизиты; — подтверждение полномочий создателя; — подлинность и аутентичность.
Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам
Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов. 2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств. 3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Электронный документ должен содержать: — регистрационный номер; — регистрационную дату; — подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ; — содержание документа; — наименование организации — создателя документа; — местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.
33.. придание юридической силы документам на машинном носителе
Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации. И доказать противное будет невозможно. Можно сделать однозначный вывод, что на данном этапе полный переход на кадровый электронный документооборот невозможен. Электронная почта как доказательство Использование электронной почты в качестве доказательства вызывает огромные сложности прежде всего с установлением личности того, кто послал со своего почтового ящика электронное письмо с той или иной информацией.
Мало того, если содержание электронной почты разглашается без согласия автора сообщения, то письмо можно исключить из числа доказательств, т.к. оно получено с нарушением закона.
Юридическая сила электронного документа
Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.
Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.
Понятие электронного документа, его юридическая сила
Внимание
В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа? Содержание
- 1 От бумажного к электронному документообороту
- 1.1 Реквизиты, определяющие юридическую силу
- 2 Защита корреспонденции
- 3 Частные случаи
- 4 Практические рекомендации
- 5 Что дальше?
От бумажного к электронному документообороту В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи.
С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.
Повышение уникальности
Высылаю в адрес суда по почте вместе с исковым заявлением копии присланных по почте с места работы форм 2-НДФЛ и копии приказов о принятии/увольнении. Во время работы я неоднократно получал распоряжения и сканированные копии документов по электронной почте. Как можно эту информацию с электронной почты представить как доказательства в суде? Нотариус отказывается заверить мне распечатанную переписку. Что можно посоветовать в такой ситуации? Разумеется, нотариус откажется заверять неизвестно откуда взятую бумагу. Ему надо принести компьютер, с которого велась электронная переписка, чтобы он мог удостоверить факт ее наличия, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий: включение компьютера, запуск почтовой программы, найденные электронные письма. Только тогда электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу.
Электронные документы как доказательства
Подлинность и аутентичность Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭЦП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).
Какие документы необходимо сразу оформлять на бумажных носителях Независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника.
1 ?. Понятие «юридическая сила документа», её закрепление в государственном стандарте.
ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
2 ?. Информация на бланке документа. Содержание документа, его обязательность. Состав удостоверения документов: утверждение, подпись, оттиск печати.
Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть:
Правильно оформлен;
Не противоречить по содержанию действующему законодательству;
Быть изданным организацией, имеющей на это право.
Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:
Наименование организации (должностного лица) – автора документа;
Наименование вида документа;
Дата документа;
Регистрационный номер;
Гриф утверждения документа;
Подпись;
По некоторым источникам также: виза согласования, отметка о заверении копии, справочные данные об организации.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа; должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность за достоверность документа и за все возможные последствия исполнения документа.
Дата документа – один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Печать – юридически значимый реквизит, применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.
Гриф утверждения – некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.
Законодательно-нормативная база кадрового делопроизводства
Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства:
1. Законы Российской Федерации.
2. Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ; Методические документы организаций, местных органов исполнительной власти по кадровому делопроизводству.
3. Нормативные акты Госстандарта РФ, министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти.
Трудовое и пенсионное законодательство об обязательности документирования работы с персоналом.
· Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.
· Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001): одной из должностных обязанностей начальника отдела кадров является обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию, а также представление их в орган социального обеспечения. Правила обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (от 17.12.2001 № 173-ФЗ) и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» закон (от 15.12.2001 № 166-ФЗ)(утверждены постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27.02.2002 № 17/19пб; зарегистрированы в Минюсте России 31.05.2002 (регистрационный № 3491); опубликованы в «Российской газете» за 05.06.2002).
Предъявление кадровой документации при осуществлении надзорно-контрольной деятельности органами Федеральной инспекции труда, другими федеральными и общественными органами надзора и контроля; органами прокуратуры.
· В соответствии с положениями Трудового кодекса РФ , государственная инспекция труда наделена полномочиями по надзору и контролю за соблюдением работодателями трудового законодательства. Государственные инспекторы труда обладают широкими правами при осуществлении надзора и контроля, имеют право беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателей - физических лиц, запрашивать у работодателей и их представителей документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций.
· Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.
· Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.
· Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.
· Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.
Загрузка...
