Процесс работы с дебиторской задолженностью. Работа с дебиторской задолженностью предприятия. Этапы работы с дебиторкой

Бизнес-процессы и политика работы с долгами компании-клиента

Не секрет, что во многих компаниях действует негласная установка руководства на затягивание сроков платежей. Это самый простой способ пополнения оборотных средств, причем без залога, оплаты процентов по кредитам и даже без предоставления пакета документов. Логика простая: чтобы увеличить оборотку в два раза, достаточно вдвойне затянуть оплаты всем поставщикам.

Все бизнес-процессы и политику компании реализуют люди, и именно из-за человеческого фактора, даже в случае прекрасно прописанных регламентов, возникают сбои. Две следующие группы связаны с сотрудниками.

Сотрудники вашей организации

Работу с ДЗ можно сравнить с горящим угольком, который все перекидывают друг другу, не желая держать его в собственных руках. Это неудивительно, ведь сложно снискать признание и славу на данном попроще, а проблем и ответственности – целый воз. Поэтому все подразделения и сотрудники не желают быть крайними, и в конечном итоге ответственным за работу с долгами оказывается отдел продаж.

Отдельный вопрос – структура оплаты труда менеджеров по продажам, в обязанности которых входит сбор долгов. В большинстве компаний применяется система: пока деньги не поступят, в план сделка не засчитывается. По сути, вопрос стоит так: пряник сегодня или в следующем месяце. В итоге возникает диспропорция – в обороте организации не хватает миллионов рублей, а менеджер недополучил несколько тысяч, которые он надеется получить в следующем месяце. Если клиент заплатит. При этом любой менеджер по продажам опасается «передавить на должника», боясь прекращения сотрудничества. Все названные обстоятельства приводят к тому, что фактически работа по сбору долгов представляет собой И БД – имитацию бурной деятельности. Существует восемь основных способов увязать премии сотрудника с показателями по ДЗ. Подробно этот вопрос мы разберем в соответствующей главе.

Сотрудники компании-клиента

Здесь можно выделить две группы причин: первая – обычный бардак и разгильдяйство, а вторая, с которой периодически (особенно в 1990-х годах) сталкивались компании, выигравшие тендеры на поставку для силовых министерств, подробно описана в моей книге «ОТКАТ – Особая Техника Клиентской АТтракции». Сценарий был типовой. В назначенный срок платеж от того или иного ведомства не поступал. Встреча с товарищем полковником, а иногда и генералом, отвечающим за финчасть, начиналась с пятнадцатиминутного рассказа последнего о ситуации в российской армии и проблемах ее переоснащения. После чего звучало сакраментальное: «Денег нет. Когда будут, неизвестно…» И вот тут, если возникало подкупающее новизной и оригинальностью предложение о вечернем походе в ресторан, в ходе которого можно обсудить вопрос «адресной компенсации усилий участников переговоров», ситуация разрешалась. Другой вопрос, что часто личный бонус съедал львиную долю маржи компании. К счастью, в последние годы таких инцидентов стало значительно меньше.

Единственным рынком, на котором личные бонусы были увязаны со своевременностью оплат, являлся фармацевтический рынок 1990-х. Тогда не существовало крупных аптечных сетей и решение о том, у какого фармдистрибьютора взять продукцию и когда за нее рассчитаться, принимал заведующий аптекой. Тогда действовала распространенная система «штрафов» для заваптеками на часть отката – в случае несвоевременного платежа. После того как главную роль на фармацевтическом рынке начали играть сети, эта практика ушла в прошлое.

В одном из холдингов, руководителей которого я консультировал по выстраиванию системы работы с дебиторской задолженностью, отдел финансовой безопасности собрал и обобщил статистику из разных направлений по работе с долгами. Ниже я привожу укрупненно выделенные группы причин и процент от общего количества долгов.

Само собой, данные цифры будут меняться в зависимости от размера сделок и сегмента рынка, но общая закономерность очевидна. Действительно, на большинстве рынков число мошенников колеблется на уровне 2–5 %, а «временное отсутствие денежных средств» в сумме с «неэффективной предпринимательской деятельностью» дают примерно половину причин, по которым контрагент задерживает оплату.

Вывод: мы часто сваливаем ответственность за неплатежи на контрагентов, не желая видеть «бревно в своем глазу» и признавать тот факт, что наша система профилактики и сбора долгов неэффективна, а у наших сотрудников нет мотивации к этому психологически неприятному и чреватому потерей клиентов вопросу.

В начале книги я рассказал о реакции финских партнеров на российские неплатежи. Сейчас самое время заметить, что и на Западе рождаются не только кристально чистые бизнесмены. Западная деловая культура не возникла сама по себе, а является следствием жестких условий и тотальной прозрачности, в которых работает тамошний бизнес. В частности, это результат созданной многоуровневой системы защиты от долгов, быстрого и безжалостного исключения из хозяйственного оборота всех компаний, которые не выполняют свои финансовые обязательства в срок.

Например, в США, Великобритании, Германии и Скандинавских странах много десятилетий работают программы обмена данными о платежной дисциплине клиентов. Благодаря им данные о просрочке платежей тем или иным предпринимателем быстро становятся известны всем участникам рынка – с соответствующими для него последствиями.

Один российский бизнесмен рассказал мне, как в начале 1990-х поручил молодому сотруднику открыть офис в Лондоне. Тот со своей задачей не справился и, уволившись, осел где-то на Западе. Через пару лет мой приятель предпринял вторую попытку зайти на лондонский рынок. К его удивлению, сначала ему долго не хотели сдавать в аренду офис, требуя предоплату, а потом отказались завезти мебель. Вскоре выяснилось, что ранее его прежний сотрудник по разгильдяйству не оплатил счет за полученный на условиях отсрочки платежа факс. Информация об этом мгновенно попала в базу данных Dun & Bradstreet (эта компания – самый крупный в мире сборщик платежной информации), после чего все стали шарахаться от компании со звучным русским названием, как черт от ладана.

В России действует своя система обмена платежной информацией и мониторинга клиентского портфеля – «СПАРК-Мониторинг платежей». Опыт данного проекта показывает, что и у нас все больше компаний хотят не только углублять собственную защиту от долгов, но и строить систему коллективной обороны от неплательщиков.

Для нас эта стратегическая задача – в дальней перспективе.

Резюме

В этой главе мы рассмотрели, как не надо делать: базовые ошибки и упущения в работе с долгами. В следующей разберем правильный процесс работы с ДЗ, его этапы, а также цели и задачи, стоящие перед сотрудником, которые работают с долгами на каждом из этапов.

Отзыв участника тренинга Дмитрия Ткаченко «Эффективная работа с дебиторской задолженностью»

«Данный тренинг мне очень понравился и был крайне полезен для меня как начальника юротдела „БЕРГ Холдинга“, потому что решение проблем, раскрываемых на семинаре, излагается четко, доступно и схематично. Я могу применить все на практике в том варианте, о котором рассказали на семинаре, и применительно к нашему бизнесу. Самой яркой темой для меня была досудебная работа с клиентами. Как правило, юротдел этим не занимается, но тема интересна и подходит для того, чтобы внедрить ее среди нашего менеджмента. Спасибо вам большое!»

Галина Александровна Ишмуратова, начальник юридического отдела, «БЕРГ Холдинг»

Глава 3
Этапы работы с дебиторской задолженностью

Любой процесс можно разложить на этапы и стадии. Именно это мы с вами сделаем в данной главе для процесса работы с дебиторской задолженностью – разберем «скелет», последовательность этапов работы с ней, а в следующих главах нарастим на него «мясо»: конкретные приемы, технологии и фишки.

На каждом тренинге я задаю один и тот же провокационный вопрос: в какой момент начинается работа с просроченной дебиторской задолженностью?

Что вы ответите на этот вопрос?

От участников тренинга я часто слышу ответы: «Когда деньги не пришли», «Когда клиент отказывается платить». По вашему мнению, они правильные? Нет?

Итак, когда мы начинаем работать с долгами? Правильно! В точке «ноль», когда еще никто никому ничего не должен, товар или услуга не поставлены, договор не подписан и мы в любой момент можем отказаться от сотрудничества с данным контрагентом. Это этап переговоров.

Переговоры бывают разные:

1. О начале сотрудничества с отсрочкой платежа. Такая ситуация встречается на многих рынках, где работа с отсрочкой – стандартная практика, даже на уровне первых сделок.

2. О переходе на работу с отсрочкой платежа после «тестового» периода работы по предоплате, в ходе которого стороны оценивают свои возможности и объем продаж.

3. Об увеличении кредитного лимита, без которого сложно повысить товарооборот.

Ситуации разные, но в любой из них сотруднику, работающему с долгами, нужно ответить на две группы вопросов:

1. Контрагент сможет заплатить вовремя? Его финансовое состояние позволит это сделать? Реализует ли он продукцию, которую взял на условиях отсрочки платежа? Если нет, сможет ли он рассчитаться за нее из собственных средств?

2. «Захочет» ли контрагент заплатить в срок, предусмотренный договором? Как он рассчитывается с другими поставщиками? Какая политика расчетов с поставщиками действует в организации?

Если коротко, главная задача данного этапа – определить, сможет и захочет ли контрагент заплатить вовремя. Есть и еще одна, не менее важная. Какая? Отвечая на этот вопрос, давайте вспомним основную задачу милиции: профилактика и предупреждение правонарушений. У полиции она другая – защита от преступных посягательств. Вроде смысловые поля близкие, но в первом случае мы предупреждаем зло, купируем его на ранней стадии, а во втором – отбиваемся и противодействуем уже набравшему силу процессу. Не секрет, что для предупреждения хулиганских действий шумной компании часто достаточно банальной проверки документов полицейским нарядом. И все!

Но мы отвлеклись. Обратимся к третьей задаче рассматриваемого этапа – профилактике возникновения просроченной дебиторской задолженности (ПДЗ) в ходе переговоров. По сути, речь идет об упреждении возможных отговорок потенциального должника на стадии, когда долга еще нет. Подробнее о том, как это сделать, мы поговорим в соответствующей главе.

Данная стадия прекрасна тем, что если контрагент не прошел проверку и не вселил в нас уверенность в своей благонадежности, мы, сознавая риски, можем отказаться с ним работать и тем самым сэкономить огромное количество финансовых, временных и нервных ресурсов. Если же мы принимаем решение о работе с контрагентом и подписываем договор, начинается следующий этап – реализация договоренностей. Поставщик выполняет взятые на себя обязательства по отгрузке товара или оказанию услуг, а срок оплаты, предусмотренный договором, еще не наступил.

Главной задачей данного этапа является правильное, безупречное с юридической точки зрения, оформление документов по сделке, благодаря которым в случае возникновения спорной ситуации мы сможем подтвердить выполнение нами взятых на себя обязательств. В противном случае события могут развиваться как в приведенном в одной из предыдущих глав примере, когда у компании не оказалось документов, подтверждающих факт поставки, и в итоге она «подарила» несколько миллионов рублей контрагентам.

Дополнительной задачей данного этапа является контроль сотрудником, ответственным за работу с долгами, соблюдения обязательств как со стороны поставщика, так и со стороны клиента. Ведь часто причиной (а иногда – поводом) просрочки платежа является несоблюдение или несвоевременное выполнение обязательств поставщиком. В этом случае клиент «наказывает» поставщика задержкой оплаты, и если последний предъявляет претензии о несоблюдении обязательств по оплате, в ответ слышит: «Как вы поставляли товары/оказывали услугу, так мы и платим».

Поэтому важно, чтобы сотрудник, в обязанности которого входит работа с долгами, был как минимум в курсе срывов поставок и сбоев в работе. Если такая функция входит в компетенцию менеджера по продажам, ему приходится следить, чтобы его клиенты были отгружены своевременно, без сбоев и в соответствии с заявками. К сожалению, во многих российских компаниях без личного участия менеджера сбои в поставках гарантированы.

Следующим важным пунктом работы с дебиторской задолженностью на данном этапе является напоминание о приближении срока оплаты. В одной из компаний, которую я консультировал, внедрение такого мероприятия в бизнес-процессы позволило сократить краткосрочную (техническую) просрочку более чем на 50 %. Подробнее об этом примере я расскажу в соответствующей главе.

И вот наступила «крайняя» дата оплаты, а платеж не поступил. Обратите внимание, многие договоры содержит формулировку: «оплата в срок до…», то есть выполнение дебитором обязательств на несколько дней раньше «крайнего» срока вполне возможно и не противоречит договору. Однако клиенты часто любят тянуть до последнего, а менеджеры по продажам не стимулируют их к более быстрой оплате.

Названный день – точка, в которой предусмотренная договором дебиторская задолженность превращается в просроченную. Как в сказке про Золушку в полночь карета становится тыквой, в этом случае нормальное сотрудничество переквалифицируется в нарушение контрагентом взятых на себя обязательств.

Так начинается новый этап работы с дебиторской задолженностью краткосрочная (техническая) просрочка.

Чтобы понять логику дальнейших действий в отношении должника, надо усвоить следующее: в коммерческой организации есть два вектора, между которыми компания балансирует, выстраивая работу с должником.

Первый – ориентация на сохранение отношений с клиентом и продолжение сотрудничества с ним.

Второй – ориентация на возврат денег.

Линия между ними показывает изменение жесткости поведения от ориентированного на партнерство в начале до давящего в финале общения (рис. 3.1).

В самом начале, когда платеж не поступил, мы исходим из того, что клиент – хороший. И действительно, вполне могла произойти ошибка: банк зачислил деньги не на тот счет, собственная бухгалтерия пропустила платеж и т. п. Сразу прессовать клиента нет смысла. Ведь мы потратили столько усилий на его привлечение, и, если не являемся монополистами, применение жестких мер на стадии технической просрочки может привести к тому, что мы распугаем всех клиентов. Они просто уйдут к конкурентам, не «передавливающим» на ранней стадии существования долга.

Рис. 3.1

Однако по мере того, как должник не платит, повторно не выполняет взятые на себя обязательства, не соблюдает вновь составленные графики платежей, перестает отвечать на звонки и письма, наше поведение меняется и становится жестче. От ориентации на отношения с клиентом мы смещаемся к ориентации на возврат денег, постепенно ужесточая поведение, используя давление и угрозы.

Так выглядит общая логика действий применительно к должнику. При этом следует понимать, что самый важный фактор, определяющий изменение линии поведения в отношении должника, будет она «пологой горкой» или «крутым водопадом», зависит от реакции на долги руководителя компании, следствием которой является прописанная или существующая на уровне негласных норм политика в отношении должников.

Пример из практики

На моем тренинге по работе с долгами присутствовал представитель крупной транснациональной компании, поставляющей инструмент. Он отвечал за работу с ГОКами – горно-обогатительными комбинатами. По его словам, у них даже не было юридического отдела и они никогда не судились с клиентами: отгружали ГОК в размере кредитного лимита и, если он не платил, ничего не делали – ждали следующей заявки и отгружали на условиях предоплаты, а долг продолжал висеть. На вопрос, почему так, прозвучал простой ответ: позиция нашего руководства – никогда не ссориться с клиентами. Понятно, что это относилось лишь к крупным клиентам с регулярно возникающей потребностью, но факт остается фактом.

В данном случае график ужесточения работы с должником напоминает равнину.

Пример из практики

Организация, в которой я проводил корпоративный тренинг по продажам, поставляла транспортерные ленты упомянутым выше ГОКам. Во время кризиса 2008–2009 годов руководство ввело такой стандарт работы с должниками: если в день ожидаемого поступления платежа деньги на счет не приходили, клиенту без всяких звонков и переговоров выставлялась претензия. Когда представитель ГОКа сам отзванивался менеджеру по продажам, последний, выслушав стенания оппонента, задавал вопрос: «Когда вы собираетесь оплатить?» Если звучал уверенный ответ, что оплата будет произведена в течение 10 дней, менеджер соглашался подождать без эскалации судебного процесса. Если же представитель должника затягивал «песню» о кризисе, безденежье и т. п., кредитор прекращал переговоры и обращался в суд. Так как у ГОКов на балансе есть имущество, вернуть свои деньги не составляло особого труда.

Спустя пару лет после кризиса руководитель этой компании так оценил результаты своего подхода к работе с должниками: «30 % компаний, с которыми мы судились в тот кризис, принципиально отказались с нами сотрудничать – зачастую наш иск был первым, и видя, что кто-то начал судиться, другие поставщики тоже обращались в суд. Однако если бы мы тогда не применили столь жесткую стратегию и старались бы быть для всех хорошими и „ждали у моря погоды“ – когда нам заплатят, – неизвестно, пережили бы мы тот кризис или нет».

В данном случае упомянутый выше график представляет собой почти отвесную скалу.

От выстраивания стратегии работы с должниками перейдем к более локальному вопросу: что делать, если платеж не поступил, и какие задачи стоят перед сотрудником, отвечающим за работу с долгами на данном этапе?

1. Договориться о новой дате платежа.

2. «Продать» дополнительную отсрочку.

Под «продажей» дополнительной отсрочки я понимаю взятие должником на себя дополнительных обязательств. Ведь если мы соглашаемся предоставить дополнительную отсрочку, нарушаем равновесие: должник получает выгоду, мы – убытки, отвлеченные финансовые средства и недополученную прибыль. Значит, нужно восстановить равновесие. Как? Подробно разберем это в соответствующей главе.

Если должник не выполнил свои обязательства заплатить в оговоренную на предыдущем этапе дату или предложенная им дата нас не устроила, начинается следующий этап – длительная просрочка платежа.

В большинстве компаний длительной считается просрочка на период более 10 банковских дней. Если такое произошло, мы понимаем, что у должника отсутствуют деньги для оплаты либо желание погасить задолженность. Соответственно, если его собственной мотивации не хватает, чтобы стимулировать оплату на данном этапе, мы применяем возрастающее давление, а на стадии приближения «точки кипения» начинаем использовать прямые угрозы.

Дело в том, что ситуации, когда у компании вообще нет денег, – редкость. Чаще всего у должника нет денег для всех. Поэтому основная задача, стоящая перед сотрудником, работающим с долгом, – усиливать давление с целью попасть в список организаций, с которыми должнику придется рассчитаться, демонстрируя возможные варианты развития событий и принуждая должника погасить долг.

В ряде случаев на данном этапе мы понимаем, что у должника вообще нет денег и что как бы и чем бы мы ему ни угрожали, взяться требуемой сумме неоткуда. В таком случае лучшее, что можно сделать, – выбрать оптимальный вариант реструктуризации долга. В главах, посвященных следующим этапам – длительной задержке платежа и приближению «точки кипения», мы подробно разберем виды давления и угроз, алгоритмы их применения и подходы к реструктуризации долга.

Если должник не внял голосу разума и не заплатил на предыдущем этапе, наступает «точка кипения». Как вода при достижении 100-градусной температуры начинает вести себя по-другому (активно выделять пар, бурлить), так и кредитор на этой стадии переходит от слов к делу – начинает последовательно реализовывать угрозы, о возможности применения которых ранее говорил.

Важно, чтобы «точка кипения» была строго определена во времени, например три месяца со дня возникновения долга. Отсутствие четкой временной привязки может привести к тому, что коммуникабельный и владеющий манипулятивными техниками должник будет долго тянуть с оплатой, избегая санкций.

В табл. 3.1 вы найдете перечень этапов работы с дебиторской задолженностью и задач, стоящих на каждом из них перед сотрудниками, которые работают с долгами. В идеале на основе данной таблицы нужно создать внутрифирменный регламент по работе с долгами – с учетом специфики ваших бизнес-процессов. Как это сделать, читайте в главе 5.

Таблица 3.1. Этапы работы с дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность - обычное дело в бизнесе. Вот только грамотная работа по взысканию «дебиторки» ещё не стала, к сожалению, повседневной практикой для российских предприятий. Тем не менее за время действия Гражданского, Уголовного, Гражданско-процессуального и Арбитражно-процессуального кодексов РФ, а также Федерального закона «Об исполнительном производстве» накоплен достаточный опыт эффективного взыскания долгов, использовать который может каждый бизнесмен.

Долги неизбежны

Практически любая отечественная компания вынуждена время от времени продавать товары/работы/услуги (далее - товары) с отсрочкой платежа и приобретать сырьё или иную продукцию по предоплате с отсрочкой момента поставки, что приводит к появлению дебиторской задолженности.

Подобное положение дел вполне естественно, поскольку продажа с отсрочкой платежа зачастую является необходимым маркетинговым ходом, способом обойти конкурентов, захватить новый рынок сбыта, а приобретение товаров по предоплате с отсрочкой момента поставки - распространённая практика работы с крупными поставщиками, которые таким образом страхуются от риска неплатежа.

Образование долгов в бизнесе - вещь почти неизбежная. Однако это отнюдь не означает, что можно махнуть на них рукой и спать спокойно. Как раз наоборот: для того чтобы сон был крепким и здоровым, с «дебиторкой» нужно уметь грамотно работать - опираясь как на отечественный опыт, так и на богатую практику западных стран, имеющих длительную историю рыночных отношений. В США, например, взысканием просроченной задолженности занимаются специализированные агентства (collection agencies ). Данные организации, выработавшие нормативно закреплённый регламент работы (Fair Debt Collection Practices Act ) и руководствующиеся принципами профессиональной этики, берут на себя выполнение всех процедур по общению с должником - от ведения переговоров до розыска имущества.

• В Гаити существует курьёзная, но эффективная традиция: за должником несколько дней неотступно следует нанятый кредитором человек, одетый в костюм местного фольклорного героя, внешне напоминающего нашего Чебурашку и знаменитого раздачей пустых обещаний и большими долгами. Каким бы забавным ни казалось это действо, общественное осуждение вскоре заставляет неплательщика рассчитаться с кредитором.

Как работать с дебиторской задолженностью?

После того как была разрушена советская планово-административная система хозяйствования, молодой российский бизнес долгое время относился к планированию крайне негативно. Большинство крупных и средних предприятий создавалось стихийно, управление финансами и активами зачастую также осуществлялось по наитию.

Сегодня ситуация коренным образом изменилась: компании ясно определяют стратегию и тактику развития. Работа с дебиторской задолженностью тоже требует планирования и чётко выстроенного процесса управления риском неплатежа.

В первую очередь следует определить, какой размер дебиторской задолженности является для компании критическим, а какой нормальным, рабочим. Эти плановые показатели будут своего рода индикаторами, сигнализирующими о необходимости усилить (либо, наоборот, немного ослабить) работу с неплательщиками.

Целесообразно написать регламент либо положение по работе с «дебиторкой», в котором будет чётко оговорено, кто имеет право подписывать договоры с условиями последующей оплаты, на какую сумму и в какой срок партнёру направляется напоминание о погашении задолженности, кто организует судебную защиту и отвечает за нормальную оборачиваемость дебиторской задолженности.

Практика волгоградских предприятий показывает, что систематизированная работа с дебиторской задолженностью, как правило, не ведётся и ответственных за своевременный возврат долгов администрация не назначает. В результате руководитель или главный бухгалтер компании всякий раз изобретают велосипед: тратят время на изучение ситуации с каждым конкретным должником, назначают работников, ответственных за составление претензии, проведение переговоров о возврате долга и т. д. Бесспорно, любому делу присущи свои особенности, но в то же время большинство случаев достаточно стандартны и могут быть решены сходным образом.

Именно поэтому работу с дебиторской задолженностью важно выстроить таким образом, чтобы каждый сотрудник знал, что именно, как и в какой срок необходимо сделать. Здесь возможны три варианта:

• распределить обязанности по работе с долгами фирмы (мониторинг размера и состава дебиторской задолженности, проведение переговоров, написание писем и претензий, судебная защита, взаимодействие с судебными приставами) между сотрудниками;
• создать в штатном расписании специализированную единицу либо структурное подразделение, ответственное за взаимодействие с неплательщиками;
• всю работу по взысканию долгов отдать на аутсорсинг юридической компании или агентству, специализирующимся на данном виде деятельности. Стоимость подобных услуг зависит от срока возникновения долга, его размера и т. д.

К факторам, определяющим выбор в каждой конкретной ситуации, относятся численность компании, специфика бизнеса, размер и состав дебиторской задолженности. Первый вариант чаще всего используется небольшими фирмами, не имеющими возможности держать в штате юриста или менеджера-претензиониста. Второй вариант применяется средними и крупными компаниями, имеющими как юридический отдел, так и службу безопасности. Передача взыскания долгов на аутсорсинг в чистом виде встречается довольно редко: этот способ решения проблем, как правило, дополняет два предыдущих. На аутсорсинг обычно передаётся крупная либо проблемная задолженность.

Что касается управления риском неплатежа, его можно и нужно осуществлять в процессе подготовки к заключению сделок. Главное - внимательно выбирать контрагентов, анализируя их благонадёжность и финансовую устойчивость. Для этого, как правило, запрашиваются учредительные документы, баланс, сведения об открытых расчётных счетах. На основе данной документации анализируются история компании, её «юридическая безупречность», состав активов, соотношение собственных и заёмных средств, сроки оборачиваемости кредиторской и дебиторской задолженности. В дальнейшем это позволяет сделать вывод о целесообразности заключения договора и использования тех или иных обеспечительных мер (неустойка, залог, поручительство и т. д.). Полезной может также оказаться информация о контрагенте, полученная из СМИ, от клиентов или поставщиков контрагента либо иных источников (Интернет и др.).

Арсенал кредитора

Компании, постоянно работающие с дебиторской задолженностью, выработали специализированные методы и подходы, которые в совокупности можно назвать арсеналом кредитора. Выбор того или иного инструмента зависит от ситуации: особенностей должника, суммы задолженности, количества дней просрочки и т. д. Рассмотрим наиболее распространённые способы работы с должниками.

Предварительные (досудебные) меры. К их числу относятся:

• личные встречи (переговоры) с руководством организации-неплательщика, телефонные звонки;
• письма, напоминающие о приближении сроков погашения задолженности;
• претензии.

Важно отметить, что такие меры, как переговоры и звонки, по большому счёту должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса возврата дебиторской задолженности. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника и, кроме того, формируют у последнего образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебная защита осуществляется путём подачи искового заявления о взыскании задолженности и - желательно - обеспечении риска, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Согласно положениям действующего процессуального законодательства (ст. 139 ГПК РФ и ч. 2 ст. 90 АПК РФ) обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если их непринятие может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

Исполнительное производство.

• Предъявление исполнительного листа в банк, обслуживающий должника, для взыскания долга с расчётного счёта должника в соответствии со ст. 6 Федерального закона «Об исполнительном производстве», положениями Раздела VII АПК РФ, а также Постановлением Президиума ВАС РФ от 29.03.02 № 10103/01.
• Предъявление исполнительного листа в службу судебных приставов для ведения исполнительного производства, а также самостоятельный розыск имущества должника, открытых им расчётных счетов; рассылка запросов в ГАИ, БДД, БТИ и т. д.

Практика показывает, что долги взыскиваются эффективнее в том случае, когда кредитор действует совместно со службой судебных приставов, осуществляя в параллельном режиме поиск имущества должника, рассылая запросы в соответствующие государственные и муниципальные органы и учреждения. Действуя таким образом, вы в ряде случаев можете получить информацию быстрее, чем пристав (который одновременно ведёт несколько дел и порой по причине большой загруженности направляет запросы позже, чем следует), а также проверить объективность сообщаемых им сведений. К сожалению, иногда должник даёт приставу взятку, чтобы последний не проявлял активности и составил акт о невозможности взыскания.

К направляемым запросам в обязательном порядке необходимо прикладывать надлежащим образом заверенные копии исполнительного листа, свидетельства о государственной регистрации и документа, удостоверяющего полномочия заявителя (протокол об избрании директора либо доверенность).

При этом важно отметить ещё один нюанс, касающийся направления в налоговую инспекцию запроса об открытых должником расчётных счетах в банковских и иных кредитных учреждениях. Такое право взыскателя при наличии исполнительного листа с неистёкшим сроком давности прямо предусмотрено ч. 3 ст. 46 Федерального закона «Об исполнительном производстве», а порядок предоставления информации определён приказом МНС РФ от 23 января 2003 г. № БГ-3-28/23. Тем не менее, некоторые налоговые органы отказывают в предоставлении данной информации, ссылаясь на то, что она составляет налоговую тайну. В этом случае полученный отказ вкупе с вашим заявлением о незаконности действий налоговой инспекции следует немедленно направить в прокуратуру, которая, как показывает практика, быстро объясняет налоговикам их неправоту.

Дополнительные меры, стимулирующие должника к погашению долга.

• Заявление в территориальное подразделение Службы судебных приставов о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за неисполнение решения суда по ст. 315 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности по ст. 177 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за мошенничество по ст. 159 УК РФ (если имеются данные, что должник изначально не собирался расплачиваться с кредитором).
• Инициирование процедуры банкротства в отношении должника.
• Публикация в СМИ материала (имеющего соответствующее документальное подтверждение) об уклонении должника от погашения задолженности и/или информирование банковских (кредитных) учреждений и потенциальных партнёров неплательщика о наличии «долгового инцидента».

Перечисленные меры эффективны именно как дополнительные. То есть параллельно с исполнительным производством разумно попробовать возбудить уголовное дело в отношении руководителя организации-должника. Зачастую один лишь факт обращения с подобным заявлением в правоохранительные органы отрезвляет неплательщика и позволяет решить имеющуюся проблему. Что касается инициирования процедуры банкротства, то данная мера может оказаться действенной только в том случае, если предприятие-должник ведёт реальную бизнес-деятельность и имеет активы. В таком случае, скажем, при назначении конкурсного управления у собственника возникает угроза потери контроля над предприятием. Публикации в СМИ, информирование клиентов и партнёров должника принесут желаемый результат только в том случае, если компания-неплательщик имеет хорошую репутацию и подобные сообщения могут негативно отразиться на её имидже. Разумеется, применение подобного механизма давления предполагает основательную документальную подготовку. В противном случае велик риск погрязнуть в судах по искам организации-должника о защите деловой репутации и возмещении убытков, причинённых распространением недостоверной информации.

Избавление от проблемной дебиторской задолженности. Речь идёт о факторинге (договоре финансирования под уступку денежного требования). Безусловно, в данной ситуации денежное требование приходится уступать по цене ниже номинала, однако в ряде случаев эта мера является лучшим способом вернуть хоть часть своих денежных средств и избавиться от проблем, связанных с взысканием. Как говорится, «с паршивой овцы хоть шерсти клок».

Закон, и ещё раз закон!

Искушённый читатель наверняка заметит, что в указанном перечне приводятся только легальные способы работы с неплательщиками и не упоминаются методы взыскания долгов при помощи криминальных структур. По этому поводу хочется сказать следующее: во-первых , услуги «джентльменов удачи» стоят достаточно дорого - порой до 60-70% от суммы долга, а во-вторых , как показывает практика работы правоохранительных органов, подавляющее большинство предприятий и бизнесменов, рискнувших обратиться за помощью к бандитам, только удвоили свои проблемы. Так, например, широкую известность приобрёл случай, когда некий бизнесмен обратился к уголовным авторитетам с просьбой оказать помощь во взыскании долга с нерадивого партнёра, отказывающегося платить за совместно приобретённый магазин, а должник тем временем обратился за содействием к другой преступной группировке. В итоге бандиты решили, что им проще сотрудничать друг с другом, нежели воевать, и «развели» бизнесменов. Взяв с каждого из прежних партнёров крупную денежную сумму на оперативные расходы, они продолжительное время имитировали бурную деятельность, а затем, воспользовавшись ситуацией, лишили предпринимателей их магазина.

Именно поэтому работать с неплательщиком необходимо в рамках правового поля. Это касается не только отказа от обращения за помощью к криминальным структурам, но и общего характера взаимодействия с должником. В рамках устного и письменного общения с представителями предприятия-неплательщика недопустимы угрозы и оскорбления, так как любая подобная ошибка кредитора может быть использована против него. Например, не так давно в СМИ Волгограда был опубликован материал, в котором рассказывалось о возбуждении уголовного дела в отношении начальника службы безопасности одного из волгоградских предприятий, в прошлом сотрудника правоохранительных органов. Причиной возбуждения уголовного дела стали высказанные им в адрес руководителя организации-должника угрозы во что бы то ни стало взыскать долг, в том числе путём обращения ко вчерашним коллегам (для проведения заказных проверок, обысков и т. д.).

Необходимо в любой ситуации сохранять деловой тон общения, быть настойчивым, но вежливым. Возвращаясь к зарубежной практике, стоит отметить, что нормативно закреплённые в США правила работы агентств, занимающихся возвратом долгов, предписывают их сотрудникам быть сдержанными, негативных эмоций не проявлять, должника не оскорблять и не унижать, угроз не высказывать.

Везёт тому, кто сам «везёт»

Практика показывает, что толще кошелёк у того кредитора, который проявляет наибольшую активность и настойчивость. Этому есть вполне разумное объяснение: должник стремится расплатиться в первую очередь с тем, кто регулярно о себе напоминает и мешает спокойно жить. Именно поэтому в процессе заключения договора и в ходе его исполнения важно поддерживать в глазах партнёра имидж компании, умеющей отстаивать свои права и выбивать долги. Зачастую одно только грамотное позиционирование позволяет привести «сомневающегося» неплательщика к нужным выводам и, следовательно, снизить риск неплатежа. При этом необходимо отметить, что «правильный» имидж нужно создавать как на внешнем уровне (в официальных заявлениях должностных лиц предприятия, публикациях и т. д.), так и на внутреннем (в глазах работников предприятия). Ведь чаще всего образ компании формируется именно в результате общения с её сотрудники: огромную роль играет то, как они говорят о своём работодателе и как описывают его потенциальным партнёрам.

Важно также, чтобы предприятие, выступающее кредитором, само имело репутацию исправного плательщика.

Таким образом, можно с уверенностью сказать: будут вам платить в срок либо с задержкой, во многом зависит от вас самих и ваших сотрудников.

Подводя итоги, важно отметить следующие ключевые моменты:

• образование дебиторской задолженности - естественная составляющая ведения предпринимательской деятельности;
• необходимо планировать размер и состав дебиторской задолженности, чётко организовывать процесс работы с ней, управлять риском неплатежа;
• с должником следует работать строго в рамках правового поля, используя наработанную практику и возможности действующего законодательства. Выбор мер и способов воздействия на неплательщика зависит от особенностей конкретной ситуации;
• важным условием снижения риска неплатежа, помимо всего прочего, является формирование имиджа надёжной компании, исправно выполняющей свои финансовые обязательства, а также умеющей отстаивать права и эффективно работать с должниками.

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизированно работают с долгами клиентов. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

Что это такое

и зачем с этим работать

У всех, кто работает в b2b, есть представление о дебиторской задолженности (будем называть ее "ДЗ" ). Это то, что вы часто необоснованно записываете в ваши свободные активы - долги вам от ваших контрагентов. ДЗ - нормальное и понятное явление, вы отгрузили - клиент платит через 5 дней. Вот эти 5 дней (например, у вас именно 5 дневный срок оплаты в договоре указан) за ним числится долг. Что происходит, если клиент не платит после 5 дней? Буква "П" - она добавляется к "ДЗ" и получается "просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)". Зачем с ней работать, ведь клиент все равно заплатит? Если готовы ждать год-три, пока не очень добросовестный клиент оплатит поставку, то можно пропустить статью.

Из популярных процессов в части долгов контрагентов обычно выделяют:

1. Возврат ПДЗ . Чтобы вернуть то, что нам уже должны
2. Отгрузка при ДЗ . Чтобы не усугубить свое положение, если клиент и так не платит.

Сегодня поговорим о возврате ПДЗ. Это прямо процесс из "ТОП 3" запросов клиентов нам на автоматизацию.

Лайфхак:
Задолженность есть почти у всех, но системно борются с ней единицы. По большому счету неважно, как ваша компания будете с ней работать - через бизнес-процессы или через таблицу xls. Любая системность даст результаты. Бизнес-процессы же круче тем, что они будут выполнять 65% чьей-то работы:

1. Сами запускаться при возникновении долга
2. Формировать письма клиенту
3. Направлять задачи менеджерам
4. Контролировать сроки оплаты и т.д.

Необходимые условия

для внедрения процесса в жизнь компании

1. Договора, заключённые с вашими клиентами, должны содержать пункты:

• по срокам оплаты (если это пред- и пост- оплаты, то указание их долей)
• пени и штрафные санкции в случае просроченной оплаты

Не указано в договоре? Не лучший вариант, но поможет ГК РФ статья 314, по которой оплата должна произойти в "разумные сроки" или в 7ми дневный срок с момента востребования по свершению обязательств.

2. Задачи по нему должны возникать сами и системно. Нет системы = нет контроля = лишняя нагрузка на пинки, напоминания и оправдания.

3. Есть такая неприятная "болезнь ребенка в магазине игрушек" - когда хочется, чтобы сразу было и то, и другое, и еще вот это. Начать следует с простого бизнес-процесса, с минимумом событий. Будет желание прикрутить сюда тонну оповещений, согласований срока от менеджера к руководителю... Не надо. Лучше проще, но заработает сразу, а бантики успеете позже доделать. Дайте сотрудникам привыкнуть к новому формату работы.

4. Должна быть ответственность у исполнителей процесса. Т.е. если менеджер получает свой процент независимо от оплаты клиента, то и работать с ПДЗ интереса для него не будет.

Из чего состоит процесс

и какие события в него входят

Схема работы представлена на рисунке выше. Если работаете через бизнес-процессы, то стартовать события схемы нужно за день до плановой оплаты по договору (если ещё нет денег от клиента). Все варианты работы с задолженностью схожи в том, что в зависимости от срока долга определенный исполнитель должен провести определенные мероприятия по взаимодействию с клиентом по этому долгу. Мы постарались объединить опыт разных внедрений и показать некий усреднённый шаблон, который будет легко изменить под свои потребности.

Мероприятий в процессе условно 4 типа:
1. У клиента есть долг, но он не просрочен.
Работают:
- менеджер клиента
Используемые документы:
- письмо напоминание об оплате

В этом случае наша система уже должна включиться и постараться предвосхитить возникновение просрочки. Система сама отправляет письмо клиенту с напоминанием, что от него нет оплаты. Дополнительно формируется задача менеджеру о телефонном звонке клиента.

2. У клиента есть долг, оплата по договору просрочена на 1 день.
Работают:
- менеджер клиента
Документы:
- письмо просьба исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения
- опционально - блокировка отгрузок контрагенту

Система зафиксировала момент просроченной оплаты и автоматически напомнила клиенту и менеджеру об этом событии. Менеджер должен уточнить у клиента дату оплаты, если она в срок до 7 дней, то считаем, что все процесс идёт "как задумано". Менеджер устанавливает новую дату оплаты, и система ждёт проведения платёжки. Желательно получить от клиента гарантийное письмо.
Если же менеджер понимает, что есть риск, либо клиент говорит, что оплатит позже, чем через 7 дней, то процесс эскалируется до руководителя отдела продаж (РОП)

3. Оплата по договору просрочена на 2 дня
Работают:
- руководитель отдела продаж (РОП)
Документы:
- письмо досудебное требование исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения

РОП подключается к процессу и связывается с клиентом. Либо назначает встречу, либо в телефонном разговоре уточняет у клиента причины, устанавливает в системе новую дату оплаты (мероприятия в каждом случае разнообразны и зависят от политики компании). Если дата оплаты превышает допустимый срок, эскалирует процесс дальше.

4. Оплата просрочена на 10 и более дней.
Работают:
- юридический отдел / служба безопасности

По задолженности превышены все разумные сроки - подключается служба, отвечающая за конфликтные отношения. Обычно это либо юрист, либо безопасность. Их работа зависит от политики компании. Обычно, вводят статусы, которые позволяют отследить, на каком этапе задача (выставлена претензия, пени рассчитаны и т.д.)

Итого

как это использовать

1. Скачиваем схему и регламент процесса
2. Подгоняем "мероприятия" под свои запросы
3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции " ". В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии - добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. " " встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!

В экономической ситуации сегодняшнего дня, при сегодняшнем уровне конкуренции, очень трудно пробиться к потребителю, не давая ему отсрочку платежа (коммерческий кредит). Но работать с ней нужно осторожно и последовательно.
Когда менеджеры по продажам бросаются словами «дебиторская задолженность» и пишут о ней в договорной документации, они забывают, что это внутренний термин бухгалтерского учета организации. Такие слова, написанные в переписке или договорах, могут привести к непоправимым результатам. Но «дебиторская задолженность» внутри организации как существовала, так и будет существовать. А «бороться» с дебиторской задолженностью нужно начинать на первом этапе, еще при заключении договора.

Введение

Термин «дебиторская задолженность» - чисто бухгалтерский термин, который обозначает долги сторонних лиц вашей организации.
А вот управление дебиторской задолженностью – это целый процесс, который подразумевает под собой определенное количество этапов, а начинается он еще до подписания договора.
Во вступлении к статье, я написал что слова «дебиторская задолженность» обозначенные в переписке или договорах могут привести к непоправимым результатам. Давайте рассмотрим почему…
Согласно Гражданскому Кодексу РФ в долговых отношениях существуют две стороны Должник (Дебитор) и Кредитор. Но вот парадокс, в соответствии с подзаконными актами (письмами, разъяснениями, положениями и инструкциями компетентных органов) для кредитора в этих отношениях задолженность называется «дебиторской», а для должника «кредиторской».
Вот как, например, как трактует дебиторскую задолженность Минюст РФ: «права (требования), принадлежащие организации …. как кредитору по неисполненным денежным обязательствам третьих лиц по оплате фактически поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг (далее по тексту - дебиторская задолженность)».
С другой стороны, согласно положениям по бухгалтерскому учету Минфин РФ в дебиторскую задолженность входят так же авансы, выданные поставщикам.
По гражданскому кодексу, дебиторская задолженность возникает в результате предоставления «коммерческого кредита». В статье 823 сказано: «Договорами, исполнение которых связано с передачей в собственность другой стороне денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками, может предусматриваться предоставление кредита, в том числе в виде аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки оплаты товаров, работ или услуг (коммерческий кредит), если иное не установлено законом».
Это же подтверждает статья 488 ГК РФ: «1. В случае, когда договором купли-продажи предусмотрена оплата товара через определенное время после его передачи покупателю (продажа товара в кредит), покупатель должен произвести оплату в срок, предусмотренный договором, …».
Положения же статьи 489 ГК РФ (Оплата товара в рассрочку) применяются только к отношениям, возникшим на основании статьи 488 ГК РФ, о чем явно указано в пункте 1 статьи о рассрочке оплаты.
Необходимо не забывать, что этот договор может быть возмездным и может предусматривать уплату процента на сумму товара со дня его передачи, а может быть безвозмездным и не предусматривать процента до дня оплаты. Возмездность или безвозмездность желательно прямо указать в тексте договора.
Поэтому указание в письмах «верните нам вашу дебиторскую задолженность» является как минимум необоснованным, а как максимум незаконным. С какой стати, ваш контрагент должен вам отдать то что ему должны? Это не предусмотрено Вашим договором.
Если же вы будете требовать «возврата дебиторской задолженности контрагента» суд может решить, что Вы возвратили излишне перечисленные денежные средства вашим контрагентом, а теперь поняли, что это были не излишне перечисленные денежные средства. Но перечисление денег контрагенту должно быть подкреплено письменными доказательствами.
Но самые серьезные последствия Вас ожидают, если вы заключаете дополнительное соглашение о переносе задолженности с договора на договор. В этом случае, если контрагент просит перенести дебиторскую задолженность, вы должны переносить кредиторскую задолженность (т.е. ваш долг перед контрагентом).
Для того, чтобы избежать путаницы в переписке и договорах с компаниями -контрагентами избегайте слов «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность». Выражайтесь проще, долг вашей фирмы перед нашей или коммерческий кредит, выданный вашей компании в виде отсрочки платежа. Причем, кто кому должен явным образом нужно сказать.
Однако, внутри вашей фирмы слова «дебиторская задолженность» вполне приемлемы и закономерны. На кого, как не на вас, ложится прямая ответственность за невозврат «дебиторской задолженности» вашими клиентами…
Когда менеджер поступает на работу, он подписывает должностную инструкцию, в которой отдельным пунктом обозначается «контроль выполнения договорных обязательств клиентами». Этот пункт означает, что до принятия решения, имеющего юридические последствия, ответственность за правильность работы клиентов несет он. А в правильность работы клиентов входит не только все, что описано в договоре. Потому что то что не прописано в договоре, регулируется нормами гражданского права.
Многие, менеджеры говорят о том, что кроме них существует финансовый контроль и бухгалтерия. Чем тогда будут заниматься они?
Я отвечу на этот вопрос. В обязанности финансового контролера входит отслеживание «дебиторской задолженности», но в целях безопасности, он не может общаться с клиентами и не имеет права. У него чисто технические функции оперативного учета. В противном случае он рискует оказаться под влиянием клиента.
В обязанности же бухгалтерии, входит ведение бухгалтерского и налогового учета. Главный бухгалтер имеет право не принять к учету не правильно оформленные документы. Таким образом, вы можете привести свою фирму к огромным штрафам налоговой инспекции.
А поскольку, вы занимаетесь «контролем за исполнением договорных обязательств клиентом» и вы не проконтролировали этот процесс, вы можете быть уволены по статье или против вас может быть уголовное дело за нанесение вреда в крупном размере по неосторожности.
Лично я склонен воспринимать дебиторскую задолженность именно как кредитный продукт. Вы инвестируете деньги в клиента и тем самым получаете прибыль.
А в соответствии с этим, необходимо если не избежать, то сократить возможное количество рисков от вложения денежных средств.
Риск - (англ. risk, фр. risque от ит. risico - восходит к греч. rixikon - утес: первонач. «рисковать» - лавировать между скалами) - 1) вероятность наступления событий с негативными последствиями; 2) опасность возникновения непредвиденных потерь, убытков, недополучения доходов, прибыли по сравнению с планируемым вариантом.
Организация встречается со следующими видами рисков:
Кредитный риск (включая риск погашения).
Рыночный риск.
Риск потери ликвидности.
Операционный риск.
Юридический риск.
Кредитный риск – риск того, что участник-контрагент не исполнит свои обязательства в полной мере либо на требуемую дату, либо в любое время после этой даты. При управлении кредитными рисками компания предварительно определяет приемлемый размер потерь, который она может себе позволить (лимит потерь). В том случае, если та или иная сделка характеризуется риском потерь, размер которых превышает установленный лимит, она отклоняется. Тем самым компания регулирует уровень риска по осуществляемым сделкам.
Рыночный риск - риск потерь, зафиксированных на балансовых и забалансовых позициях, из-за изменения рыночных цен; это риск изменения значений параметров рынка, таких как процентные ставки, курсы валют, цены акций или товаров, корреляция между различными параметрами рынка и изменчивость (волатильность) этих параметров. Управление рыночными рисками, как и кредитными, осуществляется с помощью системы лимитов. Иными словами, при реализации продукции, формировании валютного или инвестиционного портфеля вероятные максимальные потери не должны превышать установленных лимитов.
Риск потери ликвидности – риск того, что фирма не сможет в конкретный момент погасить свои обязательства имеющимся капиталом. Основой управления рисками ликвидности является анализ планируемых денежных потоков компании. Данные о сроках и размерах поступлений и выплат при составлении бюджета движения денежных средств корректируются с учетом выявленных рисков.
Под операционным риском понимается риск, связанный с недостатками в системах и процедурах управления, поддержки и контроля. Операционные риски неразрывно связаны с деятельностью предприятия, и управляют ими, как правило, руководители структурных подразделений.
Юридический риск – риск того, что в соответствии с действующим на данный момент законодательством партнер не обязан выполнять свои обязательства по сделке. Управление юридическими рисками основано на формализации процесса юридического оформления и сопровождения деятельности компании. Для того чтобы минимизировать юридические риски, любые бизнес-процессы компании, подверженные этим рискам (например, заключение договора поставки, оформление накладных или актов выполненных работ (оказанных услуг)), должны проходить обязательную юридическую и бухгалтерскую проверку.
Для минимизации юридических рисков при осуществлении большого количества одинаковых операций целесообразно использовать типовые формы документов, разработанные юридическим отделом и порядок оформления документов, разработанный бухгалтерией.
Именно поэтому, менеджер по продажам должен фиксировать любую возможность наступления этих рисков. Помогать клиентам избегать рисков для вашей компании. Своевременно информировать руководство о возможности появления рисков.
В современных условиях на практике применяются в основ¬ном четыре разновидности коммерческого кредита:
1. кредит с фиксированным сроком погашения;
2. кредит с возвратом лишь после фактической реализации за¬емщиком поставленных в рассрочку товаров;
3. кредитование по открытому счету, когда поставка следую¬щей партии товаров на условиях коммерческого кредита осу¬ществляется до момента погашения задолженности по преды¬дущей поставке;
4. Кредитование по кредитному лимиту, когда поставка следующей партии товаров осуществляется, после внесения денег на лицевой счет, исходя из внесенной суммы, с возможностью дальнейшего постепенного закрытия кредитного лимита.
Безусловно, необходимо мотивировать сотрудников на отсутствие просроченной дебиторской задолженности. Такая мотивация даст сотрудникам цель избежания такой задолженности. В некоторых фирмах мотивируют и на подписание договора без отсрочки платежа.
Главное в управлении дебиторской задолженностью – это создание четких и понятных правил. И ознакомление с ними клиентов и сотрудников.
Что нужно сделать для того, чтобы невозврата дебиторской не случилось? Каковы методы работы с дебиторской задолженностью?
На этот вопрос мы и ответим в данной статье.

Этапы работы с «дебиторской задолженностью».

Работу с дебиторской задолженностью можно разделить на несколько этапов. Каждый этап является частью работы с дебиторской задолженностью. В целом же, бизнес-процесс, состоящий из этих этапов, позволяет минимизировать риски связанные с выдачей коммерческих кредитов.
1. Этап заключения договора – во время этого этапа нужно проверить фирму-покупателя, грамотно составить договор, учесть возможную мотивацию клиента на своевременный возврат денежных средств, прописать в договоре возможность дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита), установить штрафы за несвоевременную оплату продукции, застраховать риск неоплаты контрагентом, проверить подписание документов контрагентом и количество документов.
2. Этап работы с контрагентом – во время этого этапа необходимо классифицировать клиента по степени риска, подписать дополнительное соглашение о коммерческом кредите, установить кредитный лимит, отслеживать правильность заполнения первичных документов, отслеживать факты оплаты и при необходимости напоминать фирме-покупателю о времени оплаты, начислять штрафы за просрочку платежей, отслеживать текущую платежеспособность компании-клиента и новые покупки руководства и учредителей компании.
3. Этап образования просроченной задолженности – во время этого этапа необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности просрочкой или окончательным невозвратом, получить на руки все документы и при необходимости привести их к установленной форме, получить достоверную информацию о платежеспособности должника, провести переговоры по возврату задолженности. В случае если должник возвращает долг, то продолжить работу с должником, снизив кредитный лимит и установив ему другую степень риска. В противном случае принять решение, имеющее юридические последствия.
4. Принятие решения, имеющего юридические последствия – на этом этапе решается каким образом истребовать задолженность: в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов. После принятия решения производятся действия, имеющие юридические последствия.
Теперь рассмотрим каждый из этих этапов пошагово, поскольку последовательность шагов неслучайна.

Этап первый: Заключение договора.

На данном этапе необходимо застраховаться от всех известных способов обмана контрагентом вашей фирмы. Предусмотреть по возможности все риски. И решить стоит ли вообще работать с покупателем по отсрочке платежа.

А. Проверка контрагента
Во время проверки контрагента используются все возможные источники, как открытые, так и закрытые.
Темы для проверки могут быть следующие:
Проверка на родственные и дружественные связи с сотрудниками предприятия
Проверка времени основания фирмы
Проверка учредителей фирмы на причастность к судебным процессам
Проверка учредительных документов фирмы
Проверка полномочий должностных лиц на подписание документов
Проверка сдачи отчетности и балансовых показателей фирмы
Прочие необходимые проверки
По этим параметрам оценивается порядочность фирмы-покупателя.
Таким образом, фирма страхуется от сговора сотрудников с другими лицами, от фирм однодневок, от лиц занимающихся подделкой документов, от подписания документов неуполномоченными лицами. В случае, если договор подписан не уполномоченным лицом, то это лицо согласно Гражданского кодекса действовало в своих интересах. Это означает, что при подписании договора и других документов лицами, не имеющими права действовать без доверенности, вы должны требовать доверенность о полномочиях от таких лиц. В противном случае вам придется предъявлять иск к гражданину. Так же выясняются финансовые показатели платежеспособности фирмы.
Кроме того необходима оценка финансовых показателей фирмы сотрудниками бюро финансового мониторинга. При принятии решения о целесообразности проведения анализа финансового состояния и надежности заказчика определенными работниками проводится получение необходимых данных (финансовые отчеты, банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников и т.п.). После этого осуществляется анализ хозяйственной деятельности контрагента. При анализе необходимо понять, что:
величина запасов и НДС по приобретенным ценностям не превышает суммарную величину собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость);
суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов - не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе);
значение коэффициента соотношения заемных и собственных средств (коэффициент долгосрочной платежеспособности) не более 1,0;
значение коэффициента автономии не менее 0,5*;
значение коэффициента текущей ликвидности не менее 2,0;
значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами не менее 0,1**;
общий показатель ликвидности баланса не менее 1,0;
коэффициент абсолютной ликвидности в пределах 0,2-0,7;
коэффициент срочной ликвидности не менее 1,0.

Формулы для расчета коэффициентов
(в виде таблицы)

Б. Грамотное составление договора.
По мнению многих экономистов, правильное составление договора помогает избежать юридических рисков в деятельности организации.
При составлении договора и дальнейшей работе по договору, вы сразу должны готовиться к возможному обращению в арбитражный суд. Именно поэтому вы должны помнить, что документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий (договоры, накладные, доверенности, заявки и прочие), должны соответствовать требованиям, установленным для этого вида документов. И в организации обязательно должны храниться оригиналы документов и не один документ не должен быть утерян. Поскольку Арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле не тождественны между собой.
В соответствии с Гражданским кодексом сделка должна быть заключена в письменной форме, если это предусмотрено законом. Договора, предусмотренные законом в письменной форме, вы можете посмотреть в гражданском кодексе.
Договор так же должен быть подписан уполномоченным лицом, поэтому всегда требуйте документы, подтверждающие полномочия.
Последнее о чем хочется сказать, что договор считается заключенным, если достигнуто соглашение о существенных условиях договора. В противном случае, договор считается не заключенным, т.е. ничтожным. Что не дает вам права ссылаться на него в суде. Однако, если остальные документы (имеется ввиду, первичные) заполнены по установленной форме, эти документы могут являться доказательствами.
В конце договора желательна фраза: Настоящий договор подписан добровольно. Это застрахует вас от недействительности договора по другой статье Гражданского кодекса.
В остальном, составление и условия договора регулируется Гражданским кодексом РФ.
Неграмотно составленный договор, может служить поводом для неоплаты долга покупателем.

В. Мотивация клиентов на своевременный возврат денежных средств.
Договором или дополнительным соглашением может быть предусмотрены бонусы за своевременную оплату по результатам месяца. Это чисто психологический прием, который рассчитан на желание клиента заплатить деньги за дополнительное вознаграждение.

Г. Подписание в договоре возможности дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита).
В соответствии с Гражданским кодексом РФ, любая отсрочка и рассрочка оплаты продукции, выполненных работ и оказанных услуг трактуется как «договор коммерческого кредита» и в случае не подписания в письменной форме является недействительным. Так же как и авансы или предоплата, выданные вам клиентом. Но если в первом случае, клиент должен вам, то во втором случае вы должны клиенту. В договоре вы можете прописать то, что вы не несете ответственности за выданные клиентом авансы и использование их. В противном случае, вы должны будете платить процент за пользование чужими денежными средствами.
В гражданском кодексе сказано о том, что договор коммерческого кредита может быть заключен в виде условия основного договора, но в любом случае должен быть заключен в письменной форме.
Как правило, конкурентная среда диктует желание получения отсрочки платежа покупателем. Поэтому можно пойти на условие о дальнейшей отсрочке платежа по согласованию сторон, а неподписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите вашим руководством, будет хорошей отговоркой для клиента.
И никогда не путайте коммерческий кредит с товарным кредитом. В случае коммерческого кредита отдается товар, а получаются деньги. А в случае товарного кредита отдается товар и получается товар.

Д. Установление штрафов за несвоевременную оплату продукции.
Если вы установите штрафы в договоре за несвоевременную оплату продукции в размере, большем, чем предусмотрено в гражданском кодексе – это не будет являться нарушением. Но покупатель будет заинтересован оплатить продукцию раньше. Но лучше установить угрозу, а именно написать: «Продавец (другое лицо договора) имеет право выставить или не выставить неустойку в размере …% за каждый день просрочки платежа». Это делается для того, чтобы вы не были обязаны выставлять неустойку, в соответствии с законодательством РФ, в каждом случае просрочки платежей.

Е. Страхование риска неоплаты контрагентом
Если вы решите страховать риск невыполнения контрагентом своих обязательств, то это нужно делать на данном этапе, поскольку отгрузки, произведенные до получения страхового полиса, не будут являться страховым случаем. Вам нужно связаться со страховой компанией, заключить договор, оплатить деньги, получить страховой полис. Страхуя риски, вы сразу должны принять к вниманию порядок объявления о страховом случае и то, что является страховым случаем. Как правило, в разных страховых компаниях, разные условия договора.

Ж. Проверка подписания документов контрагентом и количества документов.
Прежде чем начать работать, вы должны помнить, что кроме принесенных вам документов, могут быть подписаны еще документы уполномоченным лицом, о которых вы не знаете. Поэтому Вы должны получить гарантийное письмо от контрагента с описью подписанных документов за конкретный день. Полномочия лица нужно так же подтверждать доверенностью на один день - день подписания документов. В противном случае, вы можете оказаться перед фактом штрафов со стороны контрагента или других дискриминационных документов. А убытки по таким документам могут составлять десятки миллионов долларов.

Второй этап: Работа с контрагентом.

Это тот этап, на котором «дебиторская задолженность» появляется и отслеживается, а так же предпринимаются шаги для ее сокращения. Работа на этом этапе должна быть построена на уровне ежедневной работы с задолженностью.

А. Классификация клиентов по степени риска.
Класс риска клиента определяет потенциальный риск неосуществления клиентом своевременных расчетов за отгруженную продукцию и возникновения сомнительной задолженности.
Класс риска клиента определяется на основании следующих факторов:
продолжительность работы клиента с компанией
соблюдение клиентом платежной дисциплины
потенциальная платежеспособность клиента на основе анализа текущей финансовой отчетности клиента
Все клиенты должны быть классифицированы по степени риска по следующей шкале:
1. Очень высокая.
2. Высокая.
3. Средняя.
4. Низкая.
На начальном этапе присваивается низкая степень риска. Это означает, что в случае постоянной и своевременной оплате покупателем продукции, ему можно выделять коммерческий кредит. Присвоение степени риска, должно быть регламентировано вашими внутренними документами.
АВС - анализ клиентской базы на предмет дебиторской задолженности позволяет своевременно изменять кредитную политику и политику ценообразования предприятия. А так же кредитные условия конкретных контрагентов.

Б. Подписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите.
В соответствии с гражданским кодексом подписывается соглашение о коммерческом кредите, обязательными условиями которого должны быть сумма лимита коммерческого кредита и количество дней отсрочки платежа. Так же в дополнительном соглашении должны быть прописаны реквизиты сторон, лица, уполномоченные на подписание документов и основания полномочий (документы, удостоверяющие полномочия, должны прилагаться), место подписания, дата подписания, номер и дата основного документа, подписи сторон (должны соответствовать доверенности). А так же последствия несвоевременной оплаты. Так же дополнительное соглашение о предоставлении коммерческого кредита регулируется ГК РФ.

В. Установление кредитного лимита.
Кредитный лимит, как ограничение, устанавливается программным путем. Высчитывается кредитный лимит по следующей формуле.
Кредитный лимит = сумма отгрузок предыдущего месяца/30 дней* количество дней отсрочки платежа.
В случае несвоевременной оплаты, клиенту присваивается следующая по шкале степень риска, и кредитный лимит сокращается на 25%.
Может быть, и более детальная шкала степени риска. Это обычно оставляют на усмотрение финансового директора.
Определить возможный объем денежных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность (ИДЗ), можно по следующей формуле:
ИДЗ = ОРК х КСЦ х (ППК + ПР),
где ОРК - планируемый объем реализации продукции в кредит;
КСЦ - коэффициент соотношения себестоимости и цены продукции;
ППК - средний период предоставления кредита покупателям (в днях);
ПР - средний период просрочки платежей по предоставленному кредиту (в днях).
С точки зрения инвестиционного анализа вложения в дебиторскую задолженность ничем не отличаются от инвестиций в производственные мощности. Поэтому к дебиторской задолженности вполне применимы все основные показатели, используемые для оценки эффективности капиталовложений: чистый дисконтированный доход (NPV), внутренняя норма доходности (IRR) и индекс рентабельности (PI). Однако широкому применению такого подхода препятствует следующая проблема. Дело в том, что точно оценить дополнительные денежные потоки, которые будут сгенерированы в результате предоставления покупателям отсрочки платежа, достаточно сложно. Наиболее достоверно оценить подобного рода изменения можно, рассчитав значение показателя среднедневной маржинальной прибыли. Под маржинальной прибылью в рамках данной статьи понимается торговая наценка, за исключением переменных расходов.
Показатель среднедневной маржинальной прибыли (Pn) рассчитывается по следующей формуле:
Pn = P: dn,
где P - маржинальная прибыль, полученная за период оборачиваемости дебиторской задолженности;
dn - период оборачиваемости дебиторской задолженности (в рабочих днях3).
Имея под рукой эти формулы, вы сможете всегда оценить возможность предоставления вашим предприятием коммерческого кредита вашему клиенту.
Авторизация кредитных лимитов производится уполномоченным на то органом или лицом. Лица, ответственные за предоставление коммерческого кредита, должны быть прописаны в кредитной политике предприятия.
Исключения в отгрузке сверх кредитного лимита возможны только в случае, если они письменно утверждены соответствующими уполномоченными лицами

Г. Отслеживание правильности заполнения первичных документов.
Отслеживание правильности заполнения документов отгрузки является немаловажной частью работы с дебиторской задолженностью. Поскольку именно первичные документы являются основанием появления у контрагента обязательств, а в дальнейшем могут служить письменными доказательствами в суде.
Обычно, документы отслеживаются бухгалтерией. Но переподписание документов, обычно ложится на менеджеров по продажам.
Что нужно проверять в данном случае?
1. Подписи на накладных и доверенностях (подпись уполномоченного лица должна совпадать).
2. Расшифровка подписи на накладных.
3. Подписи главного бухгалтера и генерального директора должны совпадать с подписями на договоре.
4. Документы должны быть заполнены по форме, предусмотренной законодательством и подзаконными актами.
То же самое, должно быть и с актами выполненных работ и оказанных услуг.
При подписании нового договора или дополнительных соглашений, вспомните кто может действовать от имени контрагента без доверенности, а с остальных требуйте доверенность на подписание.
Акты сверки, согласно законодательству не являются первичными документами и могут заполняться в произвольной форме. На суде они могут быть рассмотрены только в совокупности с первичными документами. Однако, есть требования и к этому виду документов.
1. Как на любом документе, на акте сверки должна стоять дата и место подписания.
2. Должен быть определен период акта сверки.
3. За период акта сверки должны быть указаны все документы с номерами и суммами, на основании которых возникали обязательства контрагента и на основании которых обязательства погашались. А так же начальное и конечное сальдо. И отдельной строкой должен быть выписан долг вашего контрагента вам.
4. На акте сверки должны обязательно стоять подписи генерального директора и главного бухгалтера, либо подписи уполномоченных ими лиц.
5. Кроме того, Акт сверки должен составляться по каждому договору отдельно, а не по всем обязательствам в целом. Как и бухгалтерский учет по разным договорам должен вестись раздельно.
Если документы подписаны и изготовлены неправильно, то они не могут быть восприняты судом как доказательства долга контрагента. Таким образом, вы так же отслеживаете выполнение обязательств по договору.

Д. Ежедневное отслеживание фактов оплаты и при необходимости напоминание фирме-покупателю о времени очередной оплаты.
При поставке товара покупателю, подписываются товаросопроводительные документы, желательно, чтобы в них проставлялось время получения товара.
Обычно сотрудниками финансовых служб, принимаются к учету данные об отгрузке на основании счетов-фактур, однако это не совсем верно. Счет-фактура не является двусторонним документом, являющимся свидетельством совершения сделки. Счет-фактура является односторонним документом, являющимся подтверждением возникновения налоговых обязательств. О чем свидетельствует отсутствие в форме счета- фактуры подписи контрагента. Поэтому требования возврата денежных средств на основании счета-фактуры лишены всякого смысла.
Отслеживание производится на основе план - факторного анализа поступления денежных средств. Деньги к поступлению и реально поступившие денежные средства на дату планового получения.
Обычно в программах заполнения первичной документации есть функция отслеживания времени оплаты контрагентом поставленных товаров. За день до оплаты, позвоните и напомните контрагенту об оплате. Это не будет воспринято контрагентом как давление. У контрагента может быть много поставщиков, а такое напоминание это стандартная процедура. В конце концов, может сыграть человеческий фактор. Клиент, имеющий большое количество поставщиков, может забыть. Кроме того, вы сможете понять, намерен ли покупатель оплатить в срок свою задолженность или нет. Придется требовать от него дополнительное гарантийное письмо, в котором будет указана сумма оплаты и срок оплаты. В случае отказа предоставить гарантийное письмо, это будет явным основанием отказа в отгрузках до погашения задолженности. Желательно, чтобы такие письма доходили до вас в оригинале.
В некоторых программах предусмотрена высылка электронных писем с напоминанием об предстоящих платежах, но как правило это доработки под конкретную компанию.
Причем напоминания должны быть направлены именно тем лицам, которые отвечают за оплаты в конкретных организациях.

Е. Начисление штрафов за просрочку платежей.
Если договором предусмотрено не право начисления, а само начисление штрафов, ваша фирма обязана их начислять. Начисление штрафов производится по условиям договора. При отсутствии соответствующей ставки в договоре штрафные санкции могут быть рассчитаны с применением ставки рефинансирования в соответствии с положениями Гражданского Кодекса РФ
Ставка х Долг х Дни Проср.
360
В противном случае их начислит налоговая инспекция при очередной проверке.

Ж. Отслеживание текущей платежеспособности компании-контрагента и новых покупок руководства и учредителей компании.
До сих пор должники считают, что они «берут чужое на время, а отдают свое и навсегда». Конечно, это высказывание не лишено определенной логики, но для вас распоряжение вашими деньгами – нецелевое их использование. Кроме того, падение конкурентоспособности компании – должника, может послужить сигналом невозврата дебиторской задолженности. Именно поэтому, вы должны отслеживать факты:
1. Начала судебных разбирательств с участием должника в качестве ответчика.
2. Резкого падения товарных остатков на складе должника.
3. Финансовоемких покупок должника или руководства и учредителей.
4. Вредных привычек сотрудников и учредителей должника.
5. Любых проблем, которые могут сказаться на невозврате дебиторской задолженности.
6. Других текущих проблем клиента.
Кроме того, необходимо отслеживать и другие факторы, способствующие увеличению задолженности.
Таким образом, вы сможете поймать невозврат дебиторской задолженности на первом этапе и предпринять все меры к ее возврату.

Этап третий: образование просроченной задолженности.

Что делать, когда просроченная дебиторская задолженность уже образовалась? Молодые менеджеры в этом случае, обычно начинают паниковать. Однако, это делать рано. Поскольку паника может привести к неправильным действиям с вашей стороны, что повлечет окончательный разрыв отношений между вами и клиентом.

А. Необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности отсрочкой оплаты или окончательным невозвратом.
В данном случае просрочка может быть:
1. Отсрочкой оплаты на короткий срок с последующей оплатой.
2. Просрочкой оплаты на большой срок с последующей оплатой.
3. Окончательным невозвратом дебиторской задолженности.
Отсрочка оплаты на короткий срок с последующей оплатой может быть вызвана краткосрочным нарушением договорных обязательств клиентами должника. Обычно, этот вопрос решается в течение двух- трех дней.
Просрочка оплаты на большой срок с последующей оплатой может быть вызвана полным нарушением договорных обязательств клиентов должника, особенностями кредитных обязательств должника, а так же судебными разбирательствами или крупными покупками для производственных нужд.
Окончательный невозврат дебиторской задолженности может быть вызван причинами указанными в пункте Ж предыдущего этапа работы. Судебные разбирательства в данном случае идут с большой суммой исковых требований.
Решение должно быть скрыто от должника.

Б. Получение на руки всех первичных документов и при необходимости приведение их к установленной форме.
Это последняя попытка приведения документов к установленной форме. В противном случае, вы не сможете вести судебных разбирательств.
Вы получаете на руки все документы, оцениваете их, при необходимости приводите к установленной форме.
Именно поэтому решение о том, чем является просроченная дебиторская задолженность, должно быть скрыто от должника.

В. Получение достоверной информации о платежеспособности должника.
Такой работой занимаются, обычно, специализированные агентства. Стоимость таких услуг незначительна, но это даст вам дополнительные аргументы для использования их в переговорном порядке. А в дальнейшем в суде.

Г. Проведение переговоров по возврату задолженности.
В крупных компаниях – обычно переговоры делятся на несколько этапов:
1. Переговоры с менеджером
2. Переговоры с руководителем отдела
3. Переговоры со службой безопасности.
Переговоры с менеджером обычно проводятся для того, чтобы окончательно понять, чем является просрочка оплаты и подтвердить или опровергнуть предположения.
Переговоры с руководителем отдела продаж обычно проводятся для того, чтобы выработать схему возврата задолженности или получить окончательный отказ от оплаты.
Переговоры со службой безопасности проводятся для давления на должника и принятия решения, имеющего юридические последствия.
Первый и второй этап обычно проводятся с позиции «выиграл-выиграл». Во время третьего этапа используется техника давления (стрессовых переговоров) и позиция «выиграл-проиграл».
Остановимся на втором этапе, а именно выработке схемы возврата, подробнее.
На данный момент существует множество схем возврата задолженности. Однако, эффективная из них всего одна: постепенное снижение кредитного лимита в соответствии с подписанным графиком погашения.
Данная схема применима, потому, что позволяет не потерять клиента и позволяет клиенту заработать на вашей продукции на оплату долговых обязательств.
Гражданский кодекс РФ предусматривает следующие способы прекращения обязательств должником:
1. Прекращение обязательства исполнением
2. Прекращение обязательств отступным (передачей денег, имущества и пр.)
3. Прекращение обязательства зачетом.
4. Прекращение обязательства новацией (т.е. оказанием услуг или продаж должником)
5. Прощение кредитором долга
6. Прекращение обязательства невозможностью исполнения (обстоятельствами, не зависящими от сторон).
7. Прекращение обязательства на основании акта государственного органа
8. Прекращение обязательства ликвидацией юридического лица – должника.

На этапе образования просроченной дебиторской задолженности необходимо помнить, что: «Если неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства произошло по вине обеих сторон, суд соответственно уменьшает размер ответственности должника. Суд так же вправе уменьшить размер ответственности должника, если кредитор умышленно или по неосторожности содействовал увеличению размера убытков, причиненных неисполнением или ненадлежащим исполнением, либо не принял разумных мер к их уменьшению». Об этом говорит статья 404 (Вина кредитора) Гражданского Кодекса РФ.

Этап четыре: Принятие решения, имеющего юридические последствия.

На этом этапе вы должны решить, каким из способов вы будете реализовывать свои законные права кредитора.
Если все документы оформлены правильно и совершены все действия по добровольному возврату дебиторской задолженности, то закон предоставляет вам следующие способы:
1. Судебный порядок
2. Страховой порядок
3. Уступка права требования (цессия).
4. Перевод долга на платежеспособного должника.
5. Договор поручения об истребовании задолженности.
Что нужно учитывать при выборе каждого из методов?

А. Судебный порядок
Судебный порядок вы можете применить в любом случае, если должник отказывается от оплаты задолженности и у вас на руках все первичные документы подтверждающие долг. При этом нужно учесть:
1. Срок исковой давности, во время которого вы можете истребовать задолженность. На данный момент он определен в три года с момента возникновения обязательств. Т.е. в течение трех лет со дня возникновения задолженности вы должны выслать в адрес арбитражного суда исковое заявление по форме предусмотренной арбитражно-процессуальным кодексом РФ. День сдачи на почту или в канцелярию арбитражного суда будет являться днем подачи заявления.
2. Кем были произведены действия, имеющие юридическое значение? В случае если они были произведены работниками должника, то должник несет ответственность за действия своих работников, если они были в дальнейшем одобрены должником. Одобрение может выражаться в действиях. В противном случае, если действия работников не одобрены, то задолженность может быть истребована непосредственно с работника. Если же это были третьи лица (работники сторонних организаций), то должник отвечает за их действия в рамках возложенных на них обязанностей.
3. Кредитор не произвел действий, способствующих увеличению убытков и возникновению невозможности исполнения обязательств.
4. Даже если вы не прописали в договоре неустойку, вы сможете стребовать ее на основании Гражданского кодекса. В данном случае убытки будут возмещаться в части, не покрытой неустойкой.
5. У вас есть все доказательства долга. Доказательства долга должны быть в письменной форме, предусмотренной законодательством РФ. Доказательствами являются: договор, регламентирующий порядок взаимоотношений; накладные или акты выполненных работ (услуг); доверенности на подписание таких документов; а так же иные косвенные доказательства долга.
6. Вы должны быть готовы к тому, что судебное разбирательство затянется на срок определенный Арбитражно-процессуальным кодексом РФ. Решение арбитражного суда может быть пересмотрено апелляционным судом. Обжаловано в порядке кассации в Федеральном окружном суде. Обжаловано в порядке надзора в Высшем арбитражном суде РФ.
7. В случае различия в документах, суд может вынести решение только на основании оригиналов документов.
8. В случае признания договора незаключенным или ничтожным у вас остается право доказывания на основании первичных документов. Но здесь нужно учесть, что по каждому первичному документу будет свой срок исковой давности.
9. В случае обращения в суд, должник может выставить встречные требования. Поэтому, до обращения в суд постарайтесь выяснить, нет ли у вас долгов по другим отношениям с должником.

Б. Страховой порядок.
Страховой порядок применяется в случае, если данный договор попадает под страховой полис и вы в сроки, предусмотренные договором, объявили о страховом случае. Обязательно необходимо отслеживать исполнение обязательств по договору страхования в порядке работы с дебиторами. Запомните:
1. Перед подписанием договора страхования вы должны внимательно прочитать условия договора. Вы должны понять, какие именно события подходят под наступление страхового случая и время его объявления.
2. Вы должны известить должника, о наступлении страхового случая и объявить о переходе права требования к страховой компании. Страховая компания в порядке суброгации вправе требовать с должника только ту сумму, которую оплатила вам.
3. Остальные действия будут вытекать из обязательств страховой компании, прописанных в договоре страхования.

В. Уступка права требования (цессия).
При уступке права требования производится оценка дебиторской задолженности на возвратность. Оценку обычно производит сторона, приобретающая дебиторскую задолженность.
1. Уступка права требования может произойти на основании договора или закона. На основании закона право требования может быть переведено:
В результате универсального правопреемства в правах кредитора
По решению суда о переводе прав кредитора на другое лицо, когда возможность предусмотрена законом
Вследствие исполнения обязательства должника его поручителем или залогодателем, не являющегося должником по этому обязательству
При суброгации страховщику прав кредитора к должнику, ответственному за наступление страхового случая.
В других случаях предусмотренных законом.
2. Не допускается без согласия должника уступка требования по обязательству, в котором личность кредитора имеет существенное значение для должника.
3. Уступающий права кредитор несет ответственность перед новым кредитором, в случае отсутствия долга должника, доказанного в суде.

Г. Перевод долга на платежеспособного должника.
Перевод долга может быть совершен только на платежеспособного должника по инициативе вашего контрагента, поэтому перед заключением договора о переводе долга вы должны удостовериться в финансовой состоятельности нового должника. При этом помните:
1. Договор перевода долга оформляется между должником и другой фирмой имеющей обязательства перед должником.
2. Договор о переводе долга допускается только с согласия кредитора.
3. Новый должник может предъявлять те же претензии, что и старый должник.

Д. Договор поручения об истребовании задолженности.
Договор поручения об истребовании задолженности выбирается только для того, чтобы получить более квалифицированные услуги по истребованию задолженности. Вы переводите выбивание долгов на аутсорсинг. Не забудьте:
1. Договор поручения подразумевает действие по истребованию задолженности от вашего лица по доверенности. Для этого вы должны быть уверены в законности методов истребования. Потому что, в случае использования незаконных методов ответственность может лечь на вас.
2. По договору поручения лицо истребующее для вас задолженность, будет пользоваться теми же методами, что и вы.

После вынесения решения, приступайте к последовательным действиям.

Анализ некоторых продуктов кредитного рынка на предмет работы с дебиторской задолженностью.

Для того, чтобы выдать коммерческий кредит, если нет свободных денежных средств, вы должны где то перекредитоваться. Рынок кредитных продуктов сейчас велик.
Как показывает анализ продуктов кредитного рынка, большинство продуктов могут только смягчить удар образования просроченной дебиторской задолженности, а именно обеспечит отсутствие дефицита оборотных средств, но ни в коем случае не исключить ее. Как говорится «банк дает зонтик, когда светит солнце и забирает его, когда начинается дождь». Только недавно появились кредитные продукты, позволяющие эффективно работать с дебиторской задолженностью. Но мы рассмотрим все возможные продукты.
1. Факторинг.
2. Форфейтинг.
3. Услуги по финансированию под залог дебиторской задолженности.
4. Кредитная линия.
5. Простой банковский кредит.
Факторинг - перепродажа права на взыскание долгов; коммерческие операции по доверенности; услуга, связанная с получением денег за продажу в кредит. Большой плюс факторинга как системы заключается в информировании вас о случаях неоплаты компаниям поставщикам ваших клиентов.
Факторинг с гарантией поставщика со своей сути не избавляет вас от рисков связанных с возникновением просроченной дебиторской задолженности, поскольку вы выступаете поручителем за клиента. Факторинговые услуги стоят дорого, поэтому услуга Факторинг с гарантией поставщика не является эффективным инструментом риск-менеджмента.
Факторинг с покрытием кредитного риска стоит дороже услуги факторинг-гарант, но перекладывает кредитные риски на факторинговую компанию. Это означает, что вы должны будете поднять стоимость продукции на процент банковских услуг.
Форфейтинг - это покупка долга, выраженного в оборотном документе, у кредитора на безоборотной основе. Это означает, что покупатель долга (форфейтер) принимает на себя обязательство об отказе - форфейтинге - от обращения регрессивного требования к кредитору при невозможности получения удовлетворения у должника. Покупка оборотного обязательства происходит, естественно, со скидкой.
Форфейтинг (от франц. a forfait – целиком, общая сумма) представляет собой специфическую форму кредитования экс¬портеров путем покупки у них коммерческих векселей, акцеп¬тованных импортером (или иных долговых требований по внеш¬неторговым сделкам), без права регрессивного требования к продавцу в случае неуплаты по векселю. Форфейтирование при¬меняется главным образом как способ рефинансирования ком¬мерческого кредита во внешнеэкономическом обороте, оно яв¬ляется формой трансформации коммерческого кредита в банков¬ский.
Механизм форфейтинга используется в двух видах сделок:
в финансовых сделках - в целях быстрой реализации долгосрочных финансовых обязательств;
в экспортных сделках - для содействия поступлению наличных денег экспортеру, предоставившему кредит иностранному покупателю.
Основными оборотными документами, используемыми в качестве форфейтинговых инструментов, являются векселя. Однако объектом форфейтинга могут стать и другие виды ценных бумаг. Важно, чтобы эти бумаги были “чистыми” (содержащими только абстрактное обязательство).
Услуги финансирования под залог дебиторской задолженности увеличивают цену риска, но уменьшают возможность несения в полной сумме. И с этой точки зрения являются мало эффективными. К тому же Вы не отвечаете за неисполнение или ненадлежащее исполнение должником требования, являющегося предметом уступки, в случае предъявления его финансовым агентом к исполнению, если иное не предусмотрено договором между Вами и финансовым агентом. Нужно очень внимательно на эту тему читать договор. Но есть плюс в таком договоре, он не предусматривает обязательного согласия должника.
Стоимость кредитной линии высока, но это не избавляет вас от возможности возникновения просроченной дебиторской задолженности и неисполнения обязательств должником. Кроме того, она требует собрать множество документов для ее получения.
Кредит – это самый низкий процент за пользование денежными средствами, но он смягчает нехватку оборотного капитала, но не исключает возможность образования просроченной дебиторской задолженности. И в этом случае последствия возможности риска неоплаты будете нести вы.
В любом случае банк всегда оставляет себе возможность свернуть программу. И в этом случае вы останетесь один на один с «дебиторской задолженностью».

Кредитная политика предприятия.

Как и любая политика предприятия, кредитная политика – это не только внутренний документ предприятия, но и комплекс мер направленных на работу с дебиторской задолженностью. Данная политика определяет порядок управления дебиторской задолженностью и принятия решений, связанных с таким управлением. Кредитная политика - является одним из основных документов любого коммерческого предприятия.
Целями эффективной кредитной политики являются:
увеличение объемов реализации продукции в краткосрочном и долгосрочном периоде для достижения требуемой прибыльности;
максимизация эффекта (дохода) от инвестирования финансовых средств в дебиторскую задолженность;
достижение требуемой оборачиваемости дебиторской задолженности;
ограничение относительного роста просроченной дебиторской задолженности, в том числе сомнительной и безнадежной задолженности в структуре дебиторской задолженности.
Ограничению увеличения размера дебиторской задолженности будут способствовать следующие меры:
базовой концепцией системы эффективных кредитных условий является клиент-ориентация. Таким образом, каждому покупателю создаются все условия для соблюдения финансовой дисциплины: предоставляются эффективный кредитный лимит, эффективный кредитный период, рассчитанные, в зависимости от этапа жизненного цикла канала распределения по варианту № 1 или № 2, ценовые скидки и ценовые наценки, стимулирующие покупателя к сокращению сроков расчета за поставленные товары. Очевидно, что при таком раскладе возникновение просроченной дебиторской задолженности является следствием нежелания платить или подлинных форс-мажорных обстоятельств (что случается крайне редко). В таком случае кредитор имеет не только юридические, но и экономические основания немедленно начать процедуру досудебного урегулирования хозяйственного спора;
размер кредита ограничивается размером эффективного кредитного лимита, что ограничивает риск снижения оборачиваемости дебиторской задолженности;
стандарты оценки покупателей и условий предоставления кредита снижают риск возникновения просроченной дебиторской задолженности и замедления ее оборачиваемости за счет: включения в систему дистрибуции только кредитоспособных покупателей; концентрации усилий на наиболее привлекательных покупателях по критерию чистой маржинальной прибыли; ежемесячной оценки текущей платежеспособности каждого клиента и назначения кредитного статуса, связанного с ужесточением кредитных условий при негативном отклонении в оборачиваемости дебиторской задолженности от требуемого значения; однозначной связи кредитного статуса дебитора и соответствующего стандарта предоставления кредита.
точное определение и координация действий всех специалистов, участвующих в инкассации дебиторской задолженности на всех стадиях процедур процесса кредитования;
автоматизация процесса отслеживания дебиторской задолженности позволяет прекратить отгрузки в случае невыполнения обязательств клиентом;
действия по профилактике возникновения просроченной дебиторской задолженности на этапе работы с клиентом снизят риск ее возникновения.
Обязательными условиями документа о кредитной политике предприятия являются:
1. Порядок заключения договора и ответственные лица
2. Порядок установления кредитного лимита, методика и ответственные лица
3. Порядок мотивации клиента на отсутствие просроченной задолженности, критерии и ответственные лица.
4. Порядок пересмотра кредитного лимита, основания и ответственные лица
5. Порядок установления класса риска клиента, основания и ответственные лица
6. Порядок авторизации кредитного лимита и ответственные лица
7. Процедура кредитного контроля и ответственные лица
8. Особые условия при превышении кредитного лимита, порядок, основания и ответственные лица.
9. Порядок взыскания просроченной задолженности, основания и ответственные лица
10. Выставление штрафных санкций, основание и ответственные лица.
Иногда в кредитной политике прописываются и возможные источники финансирования.
Ответственные лица в кредитной политике прописываются по должностям, в соответствии со штатным расписанием предприятия, для того чтобы не вносить изменения в кредитную политику каждый раз при смене руководства.
Кредитная политика должна быть четкой и ясной, а так же обязательной для всех структурных подразделений предприятия. Она должна соотноситься с законодательством, стандартами бухгалтерского учета, политикой ценообразования. Она должна быть донесена до всех лиц, участвующих в процедуре кредитного контроля.
Обычно, кредитная политика на предприятии вводится после образования определенной массы дебиторской задолженности, но я бы вводил кредитную политику с выдачей первого коммерческого кредита. Это избавит вас от необходимости вводить ее в будущем и определит изначально условия коммерческого кредитования фирм-клиентов. Такая прозрачность поможет избежать образования просроченной дебиторской задолженности или сократить возможность ее образования. Что, безусловно, скажется на финансовой устойчивости предприятия.

А стоит ли вообще выдавать коммерческие кредиты?

В данном случае мнения специалистов разделяются. Одни называют дебиторскую задолженность конкурентным преимуществом, другие говорят об отсутствии необходимости в выдаче коммерческих кредитов.
Наблюдая за этими мнениями, я заметил, что все зависит от обычаев делового оборота в каждом конкретном виде деятельности.
Возьмем, к примеру, консалтинг. Оплата почасовая и выставление счетов зависит от конкретно отработанных часов. Таким образом, оплата возможна по выполнению работ и оказанных услуг. По другому не поступишь.
Если же вы продаете товар известный и покупаемый, то необходимость в отсрочке платежа отпадает.
На величину дебиторской задолженности влияют факторы, которые условно можно назвать внутренними и внешними
К внешним факторам следует отнести:
состояние экономики в стране - спад производства, безусловно, увеличивает размеры дебиторской задолженности;
общее состояние расчетов в стране - кризис неплатежей однозначно приводит к росту дебиторской задолженности;
эффективность денежно-кредитной политики ЦБ РФ, поскольку ограничение эмиссии вызывает так называемый "денежный голод", что в конченом итоге затрудняет расчеты между предприятиями;
уровень инфляции в стране, так при высокой инфляции многие предприятия не спешат погасить свои долги, руководствуясь принципом, чем позже срок уплаты долга, тем меньше его сумма;
вид продукции - если это сезонная продукция, то риск роста дебиторской задолженности объективно обусловлен;
емкость рынка и степень его насыщенности, так в случае малой емкости рынка и максимальной его насыщенности данным видом продукции естественным образом возникают трудности с ее реализацией, и как следствие ростом дебиторских задолженностей.
Внутренние факторы:
Взвешенность кредитной политики предприятия означает экономически оправданное установление сроков и условий предоставления кредитов, объективное определение критериев кредитоспособности и платежеспособности клиентов, умелое сочетание предоставления скидок при досрочной уплате ими счетов, учет других рисков, которые имеют практическое влияние на рост дебиторской задолженности предприятия. Таким образом, неправильное установление сроков и условий кредитования (предоставления кредитов), непредоставление скидок при досрочной уплате клиентами (покупателями, потребителями) счетов, неучет других рисков могут привести к резкому росту дебиторской задолженности.
Наличие системы контроля за дебиторской задолженностью.
Профессиональные и деловые качества менеджмента компании, занимающегося управлением дебиторской задолженностью предприятия.
Другие факторы.
По своей сути решение о выдаче коммерческого кредита все равно будет принимать компания его выдающая. И во многом она будет исходить из конкурентной ситуации на рынке и платежеспособности клиентов.
При выдаче первого коммерческого кредита необходимо:
Помнить, что порядок работы с дебиторской задолженностью не должен зависеть от известности компании-покупателя. Бывали такие случаи, когда и известные компании создавали фирмы-однодневки для неоплаты товаров, выполненных работ и оказанных услуг.
Помнить, что только от своевременных и правильных действий менеджмента компании кредитора зависит своевременное погашение дебиторской задолженности.
Помнить, что рыночные риски компании-должника предотвратить сложно, потому что они зависят от правильности решений этой компании. Но на такие риски можно своевременно повлиять
Перед тем как организовать программу коммерческого кредитования нужно четко прописать «Кредитную политику» предприятия и регламентировать порядок работы с коммерческими кредитами.
Необходимо обеспечить оперативный управленческий учет в компании
Необходимо обеспечить независимость технической работы с кредитами от влияния клиентов, т.е. разделить техническую и клиентскую части работы. Причем технические работники ни в коем случае не должны общаться с клиентами.
Многие компании при начале работы с дебиторской задолженностью, не обращают внимания на порядок работы с ней, пропускают некоторые шаги в последовательности работы с ней. Особенно дело касается дорогостоящих проверок контрагентов и работы с первичными документами. Необходимо отметить, что незакрытая дебиторская задолженность – это прямые убытки в работе компании. А именно порядок работы с дебиторской задолженностью помогает избежать всех рисков в отношениях с контрагентами.

Заключение

Сложившаяся на сегодняшний момент тенденция мнений по поводу коммерческого кредитования, переводит такое кредитование из разряда конкурентных преимуществ в разряд рисков работы с компанией. А дебиторская задолженность является последствием коммерческого кредита.
Максимально возможной суммой вложений в коммерческие кредиты и дебиторскую задолженность разные специалисты считают от 10 до 30%. При оценке дебиторской задолженности компаний оценивается так же качество работы с коммерческими кредитами.
Однако, дебиторская задолженность, всегда являлась активом компании. На нее в случае неоплаты налоговых сборов или возбуждение дела о банкротстве может быть наложен арест. Ее можно уступить. Но ликвидным активом считается только та задолженность, которая может быть достаточно быстро истребована.
Поэтому, только правильная работа с дебиторской задолженностью, является залогом успеха компании. В противном случае коммерческого кредитования допускать нельзя.
Данная статья, является попыткой соединить методы риск-менеджмента, финансового анализа, методы служб безопасности, юридических служб и методов работы отдела продаж в рамках работы с дебиторской задолженностью для составления общей картины работы с ней.
В данной статье мы не коснулись методологии переговоров, при работе с дебиторской задолженностью. Но об этом мы поговорим в следующий раз.

Одной из самых острых проблем в любой компании является проблема возврата долгов. Как правильно работать с дебиторской задолженностью, и можно ли забрать долги без боя, рассказал на своем тренинге Максим Голубев, собственник группы компаний Brain Energy, бизнес-тренер, генеральный директор Национального Тренингового Агентства (NTA). Подробно об этом — в репортаже журналиста Training.com.ua.

«Как вы считаете, если компания поставляет товары или услуги по предоплате, приходится ли ей работать с дебиторской задолженностью?» — задает вопрос аудитории Максим Голубев.

И тут же отвечает: «Когда компания работает по предоплате, и покупатель по какой-то причине не заплатил (соответственно, и услугу компания не оказала), она все равно теряет свои деньги, заложенные в бюджет. Поэтому ей тоже приходится работать с задолженностью».

Утром деньги — вечером стулья

Там, где это возможно, спикер советует работать с клиентами по предоплате, поскольку это легче, чем потом забирать долги, как это часто происходит в случае кредитования. Для того, чтобы продажи по предоплате велись успешно и компания не теряла свой доход, нужно следовать нескольким простым и очевидным правилам:

• Выписанный счет — это еще не завершенная сделка. Сделка завершена только тогда, когда деньги на счету.
• Чем больше проходит времени с момента выписки счета, тем меньше шансов, что счет будет оплачен.
• Как только вы договорились с клиентом о выписке счета, сразу же нужно согласовать дату оплаты.
• Перезвоните клиенту за день до согласованной даты, напомните ему о том, что завтра день платежа.
• Если в указанную дату деньги не поступили на счет, свяжитесь с клиентом, уточните причину неоплаты счета, договоритесь о новой дате оплаты.

Помимо классических приемов продаж, используемых компанией, также можно включать приемы дезинформации клиента. Это делается для того, чтобы «подтолкнуть» его там, где он медлит, убедить его в том, что он действительно хочет купить у вас предлагаемый товар или услугу.

Приемы дезинформации клиента могут быть следующие:

• Ограниченный запас или Ажиотажный спрос,
• Ссылка на удовлетворенного конкурента,
• Перспектива отказа от приобретения.

Максим Голубев предостерегает, что ни один вменяемый клиент не захочет покупать у менеджера по продажам что-либо, да еще и по предоплате, если этот менеджер идет на шантаж или запугивание.

Отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании
Поэтому, используя изложенные выше приемы, нужно изо всех сил пытаться стать «другом» клиенту, показать, что вы на его стороне, что защищаете его интересы и искренне желаете ему помочь.

Вечером деньги — утром…

Если все же вам приходится работать с товарным кредитованием — а это практика чуть ли не каждой компании-то вы неизбежно будете сталкиваться с дебиторской задолженностью, и в этом нет ничего страшного. По мнению Максима Голубева, «отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании».

При работе с товарным кредитованием нужно четко понимать, что какая-то часть денег не вернется. Почему? Бывает две группы причин не возврата долга. Это:

• Естественные причины,
• Искусственные причины.

«Естественные причины» не возврата долгов — это обычно 2% — 3% в год, которые случаются по «естественным причинам»:, таким как несчастные случаи, смерть, банкротство или другие «обстоятельства непреодолимой силы».

Что касается «искусственных причин» дебиторской задолженности, то это, по мнению Максима Голубева, проверка Вашего бизнеса на прочность мошенниками, которые обычно за короткое время прибавляют еще 3% — 4% дебиторской задолженности. «Если не заниматься предупреждением „Искусственных причин“, то вы подвергнитесь атаке мошенников, что может привести к банкротству Вашего бизнеса», — говорит тренер.

Максим Голубев, бизнес-тренер, генеральный директор NTA (National Training Agency)

Золотое правило дебиторской задолженности

Если вы приняли решение работать с товарным кредитованием, то нужно четко понимать основное правило по работе с дебиторской задолженностью: дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, что бы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать.
Существует несколько видов дебиторской задолженности: текущая, просроченная, проблемная и безнадежная (или убыточная) дебиторская задолженность.

Обязательным компонентом работы с дебиторской задолженностью должен быть подготовительный этап. На этом этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности.

В этом периоде проводятся следующие мероприятия:

• Знакомства.
• Переговоры.
• Проверочные мероприятия.
• Определяются объемы будущей задолженности.
• Определяются сроки погашения задолженности.
• Определяются штрафные санкции за нарушение договоренностей.

«Обязательное условие подготовительного этапа — юридически грамотное контрактование достигнутых договоренностей», — говорит Максим Голубев.

Виды дебиторской задолженности

1. Текущая дебиторская задолженность

Текущей дебиторской задолженностью считается задолженность, находящаяся в договорных сроках. Как правило, такая задолженность определяется двумя критериями:

• количество дней отсрочки платежа;
• максимальная сумма задолженности.

Даже если клиент выдерживает сроки оплаты согласно договору, менеджер по продажам должен проводить работу с текущей дебиторской задолженностью — ежедневно следить за графиками поступления денег, и напоминать клиенту о том, что скоро подходит срок оплаты счета. Как правило, такие напоминания клиенту необходимо делать за три и за один день до даты планового платежа.

На подготовительном этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности

После поступления денег на счет компании, менеджер должен поблагодарить клиента за осуществленную оплату. Максим Голубев считает: «Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!».

2. Просроченная дебиторская задолженность

Это та задолженность, срок оплаты которой, согласно договору, уже наступил, но срок просрочки не превышает критичного срока. Критичный срок — это срок, который устанавливается внутренним регламентом компании. Как правило, для разных категорий контрагентов он устанавливается разный.
При появлении просроченной дебиторской задолженности очень важно «удержать» клиента в состоянии оплаты текущих платежей. В таком случае с клиентом необходимо договориться о том, что он продолжает гасить дебиторскую задолженность согласно договорным обязательствам, а просроченная задолженность для него реструктуризируется. То есть составляется график погашения просроченного платежа. «При достижении таких договоренностей можно продолжать клиенту отгрузку», — считает Максим Голубев.

При работе с просроченной дебиторской задолженностью, очень важно дать клиенту понять, что никто не даст ему превратить это в систему.

3. Проблемная дебиторская задолженность

Проблемная дебиторская задолженность — эта та задолженность, сроки просрочки которой превысили критические сроки. При появлении такой задолженности, Максим Голубев рекомендует все отгрузки товара такому контрагенту блокировать, и предупреждает: «Чем старше проблемная задолженность, тем сложнее ее взыскать».

Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!

При появлении проблемной дебиторской задолженности, финансовая ответственность делится между менеджером отдела продаж и начальником отдела продаж. При работе с проблемной дебиторской задолженностью определяют четыре этапа переговоров:

• Переговоры на уровне менеджера отдела продаж,
• Переговоры на уровне начальника отдела продаж,
• Переговоры на уровне первых лиц компании,
• Судебное решение вопроса.

Для каждого этапа переговоров обязательно устанавливается временной регламент перевода переговоров на новый этап.

4. Безнадежная дебиторская задолженность

По мнению спикера, это задолженность с возрастом более 1095 дней. Такую задолженность уже, как правило, взыскать невозможно или очень дорого. Безнадежную дебиторскую задолженность с возрастом более 1095 дней компания имеет право списать за счет собственной прибыли.

Максим Голубев приводит данные, что в развитых странах с высокой культурой платежей норма безнадежной задолженности — 0,2% от общей суммы задолженности. В хороших российских и украинских компаниях — это 2% — 3% от общей суммы задолженности. А общепринятое критическое значение — 7% от общей суммы задолженности.

Танец, а не борьба

Так или иначе, как только компания начинает работать с дебиторской задолженностью, ей приходится вести переговоры по возврату этой задолженности. Максим Голубев убежден, что делать это нужно умеючи, используя целый набор приемов и тактик. «Переговоры по возврату долгов почти обречены, если переговорщик будет бороться с тем, кто ему должен, — говорит тренер. — Чем больше борьбы, а не общения, тем больше сопротивление должника. Должника нужно заставить „танцевать“ под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров».

По словам спикера, существует две стратегии ведения переговоров с дебиторами:

Стратегия боксера — ее основой является тактика «мы друг против друга». Данную стратегию можно применять, если вы обладаете такой силой, против которой должник точно не устоит;

Стратегия айкидо — в ее основе лежит тактика «Мы не друг против друга, а мы вместе против общей проблемы. Вы и мы хотим сохранять наши хорошие отношения в бизнесе, мы и вы хотим продолжать совместный бизнес, но у нас возникла общая проблема, которую мы совместно должны решить».

Должника нужно заставить «танцевать» под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров

Именно стратегию айкидо Максим Голубев рекомендует применять для ведения переговоров с дебиторами. Общая суть психологического айкидо заключается в том, чтобы не сопротивляться чужой агрессии, а гасить ее; от начала до конца сохранять выдержку и доброжелательность; помнить, что стремление понять, не означает принять — вы хотите понять его и только!

Кроме этого, нужно допускать, что партнер имеет полное право на свой взгляд и свою оценку ситуации. Это всего лишь сорняки в его голове. И это не повод, чтобы его ненавидеть. А управлять нужно так, чтобы самого управления не было видно.

Приемы возврата долгов

Как же применить эту стратегию на практике? Какие приемы можно использовать для ведения переговоров с дебиторами? Максим Голубев поделился несколькими такими приемами.

• Заезженная пластинка. Можно «долбить» клиента, выколачивая долг, не разрушив при этом отношений.
• Ложные акценты. Можно попросить у клиента то, что он явно не даст, но что может сломать его сопротивление, после чего он будет готов отдать то, что вы просите.
• Общие интересы. Можно обозначить общие интересы, чтобы клиент осознал вашу ценность для него.
• Подарки. Можно оказать предварительно какие-то услуги или сделать маленький подарок, чтобы сделать его обязанным вам.
• Агенты влияния. Можно использовать в качестве агентов влияния других людей, которые помогут вам повлиять на должника.
• Будущие потери. Можно описать какие-то последствия (страшилки) в случае не возврата долгов, не испортив при этом отношения.

Методы манипуляции дебитором

Очень часто для того, чтобы переговоры по возврату долгов окончились успешно, приходится использовать методы манипуляции дебитором. Вот некоторые из них:

• Я — образ. «Принято ли в вашем кругу отдавать долги? Как бы отнеслись люди вашего круга к человеку, который этого не делает? Русских купцов отличала честь. И это был самый большой репутационный капитал, помогающий создавать денежный капитал»
• Интерес к новому. «Есть теория кармы, по которой не возврат долгов разрушает карму не только самого человека, но и его детей и внуков. Подумайте, стоят ли какие-то деньги будущих болезней или несчастий для вашего потомства?»
• Рай. «Верните долг, и ваша репутация останется безупречной».
• Ад. «Если вы не вернете долг вовремя, то мы постараемся, чтобы о вашей ненадежности узнало как можно больше людей».
• Смена контекста. «Если деньги не возвращают, то это называется рэкет».
• Кресло. «Что бы вы делали на моем месте, если бы вам не возвращали долги?»
• Сократовский метод. «Порядочные люди отдают долги? (Да) Вы порядочный человек? (Да) Когда вы хотите рассчитаться?».
• Рамки. «Срок возврата до 15 числа. Далее дело передается органам, которые занимаются возвратом долгов».
• Референтные группы. «Везде есть люди, которые по разным причинам не возвращают долги во время. Среди успешных бизнесменов их меньше, а среди тех, кто сидит в тюрьмах, доля их высока».

Дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, чтобы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать
Способы защиты от манипуляций

Точно так же, как и вы, дебитор может и будет применять методы манипуляции во время переговоров. Только его целью будет — не выплачивать долги. Спикер дает совет: «При явном воздействии, когда чувствуете, что вас затягивают как муху в паутину, переключайтесь на посторонние мелочи: рассмотрите его галстук, манеру говорить и прочее, представьте его со сковородкой на голове или сидящем на унитазе. После этого вы ему не по зубам!». Вот еще некоторые методы защиты от манипуляций:Метод «Мандата». При отказе манипулятору в его просьбе, берите в руки мандат. Чтобы отбиться, лучше всего берите мандат от кого-то или чего то, что не подвергают сомнению. Не разрешает шеф. Это не входит в мои полномочия. Это запрещено законом или нашими правилами и т. п. Не пытайтесь объяснить какими-то сложившимися обстоятельствами. Манипулятор насядет на вас всей своей тушей.

«Резиновый мяч» (Вопрос-ежик). Не верьте на слово угрозам. Когда люди угрожают уйти или «это наше последнее слово», удостоверьтесь, говорят ли они это всерьез.

«Я пострадаю». Объясните манипулятору, что при выполнении его требований вы сильно пострадаете (вас выгонят с работы, вас лишат чего то, снизится ваш рейтинг или авторитет и т. п.) Иногда это проходит.

«Дайте мне закончить». Не бойтесь прерывать манипулятора. Не стоит на любой пинок отвечать тем же. Если вы поступите благородно и не ответите, то у людей возникает бессознательное чувство вины. И это создает условие для уступок с их стороны.

Бифуркация. Если требуется переломить ход переговоров, используйте приемы бифуркации — поступите неожиданно, например, измените тон голоса или темп речи. Это сбивает и ослабляет сопротивление.

12 правил работы с дебиторской задолженностью

«Все умеют бегать, но чтобы бегать, как Олимпийский чемпион, нужно не только много тренироваться, но и изменить саму парадигму бега, — говорит Максим Голубев. — Так и в переговорах. Чтобы научиться олимпийскому стилю ведения переговоров, нужно изменить внутренние установки и парадигмы». Подводя итог, тренер еще раз напоминает основные правила работы с дебиторской задолженностью:

• Деньги, которые должен клиент — мои деньги.
• Как правило, клиент всегда считает «Если можно не платить, нужно не платить!»
• В первую очередь не платят тому, кто не просит.
• Друзьям платят почти всегда, поэтому я дружу со своим клиентом.
• Если я работаю с отсрочкой платежа — я управляю дебиторской задолженностью
• Я отношусь с недоверием к каждому клиенту, поэтому заранее готовлюсь к суду. Грамотный контракт — мое спасение.
• Я начинаю работать с дебиторской задолженностью уже при появлении текущей ДЗ.
• Мой клиент знает, что я всегда помню о ДЗ.
• Штраф клиента за просрочку не его наказание, а возмещение моих убытков.
• Я занимаюсь двумя бизнесами — товарным и финансовым.
• Я участвую в финансовой ответственности за безнадежную ДЗ.
• Я знаю, что ДЗ всегда будет, но я отвечаю за ее качество.